Analiza postului

Analiza postului este esentiala pentru orice proces corect si eficient de recrutare si selectie, training sau chiar si pentru implementarea unor scheme echitabile de retribuire. Astfel, ea poate fi facuta punctual inaintea derularii acestor procese, dar este cu atat mai utila cu cat face parte dintr-o strategie coerenta de resurse umane si este actualizata in permanenta in functie de schimbarile din interiorul sau exteriorul organizatiei.

Asa cum o mentioneaza si numele, este vorba despre o analiza a postului/ pozitiei/ jobului si NU a persoanei care ocupa postul. Acesta este un aspect esential de comunicat inainte si in timpul oricarui astfel proces de analiza pentru a evita distorsionarile firesti cauzate de emotia unei evaluari.

In general, analiza postului are ca scop determinarea cerintelor specifice ale unui job (fie atat din punctul de vedere al activitatilor necesare, cat si al standardelor de performanta cerute si, evident, al setului de competente relevant jobului respectiv.) Rezultatul final al analizei postului trebuie sa fie o Fisa a postului cat mai completa si mai actualizata.

Exista mai multe metode de lucru pentru analiza postului:

1. Metoda interviului (structurat sau nu) cu ocupantii postului si cu manageri;

2. Metoda observarii;

3. Metoda chestionarului (structurat, cu intrebari deschise sau o combinatie de grila cu intrebari deschise);

4. Metoda incidentului critic;

5. Metoda selectarii informatiilor relevante din clasificari, documente, rapoarte etc.

De cele mai multe ori se recurge la 2 sau 3 metode ale caror concluzii sunt cumulate pentru obtinerea unor rezultate cat mai complete.

Astfel, se poate porni de la aplicarea unui chestionar structurat pe care trebuie sa il completeze aplicantul postului. Acesta poate fi apoi interpretat/ discutat cu ocupantul in cadrul unui interviu, concluziile discutiei fiind supuse analizei si aprobarii de catre un manager. Atunci cand timpul o permite, se pot aduna date si din observarea activitatii celui care ocupa postul si parcurge cateva documente sau rapoarte generate de acesta pentru a se concluziona asupra altor activitati si rezultate specifice postului.

Genul de interactiuni pe care le are ocupantul postului cu alte functionalitati, caracterul documentelor si cantitatea lor, procentul de interactivitate vs. munca individuala, toate acestea pot oferi informatii valoroase despre natura postului si indicatorii comportamentali de succes.

Un proces eficient de analiza a postului ar trebui sa adune suficiente informatii despre urmatoarele aspecte:

1. Motivul pentru care exista pozitia respectiva in organizatie (obiectivul pozitiei)

2. Sarcini si responsabilitati (o analiza mai detaliata poate ajunge sa specifice si procentajul din activitatea zilnica pe care il ocupa respectivele sarcini/ responsabilitati, precum si efortul implicat, nivelul lor de complexitate, echipamentele utilizate, standardele ce trebuie respectate etc.)

3. Mediul de lucru (informatiile din aceasta categorie sunt in special importante pentru joburile cu cerinte de efort fizic. O analiza a postului corecta trebuie sa includa orice mentiuni referitoare la conditii adverse/ dificile de lucru etc.)

4. Instrumente si echipamente (de asemenea un capitol cu relevanta deosebita in cazul joburilor care implica munca manuala, echipament de protectie etc.)

5. Relatii de colaborare (cu cine si cat de des interactioneaza ocupantul postului, fie ca este vorba de persoane din interior sau din exterior etc.)

6. Cerinte (competente generice si specifice, un capitol unde trebuie enumerate atat comportamentele dezirabile/ indicatorii de performanta, cat si cunostintele specifice necesare si suficiente pentru a performa la standardele medii cerute in jobul respectiv.)

Pe baza rezultatelor analizei postului se pot elabora procese corecte de recrutare si selectie (care vor urmari in mod specific aspectele cheie identificate), procese de evaluare a performantei (pe baza standardelor de performanta identificate), procese de training si dezvoltare (pe baza listelor de competenta specifice) etc.