Aplicația pentru planificarea resurselor umane

Activitățile administrative ale funcției de HR nu sunt dintre cele mai plăcute activități, deoarece implică doar procese cognitive simple, automatisme, nu aduc provocări, nu ne dau ocazia să fim creativi, sunt despre conformitate și atât. Însă activitatea de administrare a personalului este o activitate necesară, chiar esențială. Cum putem face să avem această conformitate cu o investiție cât mai mică de timp și energie?  

Dacă ați avut de-a face cu practica de administrare de personal în activitatea dumneavoastră, v-ați dorit cu siguranță, la un moment dat, să aveți posibilitatea să accesați orice informație despre salariații dumneavoastră și să puteți genera orice fel de raport, fără să fie nevoie să puneți cap la cap informații păstrate în diferite fișiere sau aplicații, să nu mai fiti nevoiți să căutați documente de personal prin dosare arhivate și să eliminați situațiile neplăcute în care vă scapă anumite termene cu privire la încheieri, modificări și încetări de contracte, programări la controale periodice de medicina muncii.

Să aveți procesul de administrare automatizat nu mai este o opțiune, este necesar, iar nevoia este direct proporțională cu volumul. Dar ce calități ale unei aplicații ar face cu adevărat diferența în activitatea dumneavoastră?

Acces rapid

Un instrument software vine cu avantajul accesării și filtrării rapide a informațiilor din sistem și cu avantajul generării și accesării rapide a documentelor, printr-un singur click.

Generarea automata de documente de personal pentru care există sabloane preconfigurate elimină riscul de eroare umană, care este crescut la completarea de mână a documentelor și implicit salvează timp important la completarea, revizuirea sau eventuala corectare a documentelor întocmite manual.

Mai mult, pentru că tehnologia evoluează rapid și scopul este să ne folosim de tot ce aduce nou în avantajul nostru, o funcționalitate inovatoare a unui instrument de gestiune a documentelor de personal este atribuirea automată la generarea documentului a unui cod de bare, care conține detalii unice de identificare și în baza cărora, documentul semnat este transferat la scanare direct în sistem, ca versiune semnată.

Un instrument care permite scanarea și stocarea documentelor semnate din dosarul personal al salariaților, cu etichete atașate – tip de document, data, nume salariat, și orice alte criterii relevante, utile la filtrare, elimină activități precum căutarea și extragerea documentelor dintr-o multitudine de dosare și arhive. 

Colecții de date nelimitate fără grija capacității de stocare

Cu adevărat util ar fi ca o aplicație să vă permită colecții nelimitate de date, să regăsiți în baza de date orice tip de informație considerați necesară. Și nu trebuie să aveți grija capacității limitate de stocare sau a securității datelor în cazul aplicațiilor Cloud. Datele nu vor ocupa spațiu pe stațiile locale, sunt păstrate pe serverele virtuale ale furnizorului, cu back-up periodic și un grad ridicat de securitate.      

Independență și flexibilitate

Este un confort să știți că aplicațiile pe care le utilizați vin cu servicii de suport și consultanți bine pregătiți sunt mereu acolo să vă sară în ajutor. Și orice furnizor de software care se respectă oferă astfel de servicii. Însă de multe ori v-ați dori să nu fiți nevoit să apelați la altcineva pentru orice configurare, ar trebui să fie simplu, rapid și eficient. Cu alte cuvinte, un tool flexibil v-ar da independență cu un minim de training de utilizare. 

În acest fel ați putea schimba informațiile afișate în tabloul de bord când alte date devin mai importante sau prioritare pentru dumneavoastră, să construiți un nou sablon de document, să schimbați regulile de notificare, să configurați noi notificări, chiar modifica și crea noi reguli de business. Libertatea de a vă configura aplicația în funcție de nevoi specifice salvează timp important, însă flexibilitatea aplicației este ceva de care trebuie să vă asigurați de la început.  

Interactivitate

Un sistem automatizat nu este în întregime eficient dacă nu interacționează cu utilizatorii, deoarece mare parte din responsabilitatea și dificultatea practicii de administrare a resurselor umane sunt termenele legale. Notificarile generate automat de aplicatie au scopul de a  semnala toate termenele limită pe care ne-am dori să nu le omitem – termene de expirare a avizelor necesare pentru exercitarea profesiei, termene privind efectuarea controlului medical necesar, termene de expirare și numărul maxim de reînnoiri ale contractelor încheiate pe perioadă determinată, termene privind radierea sancțiunilor, etc.

O mai bună interacțiune cu salariații se poate realiza printr-un tool social, care să permită transmiterea de documente, notificări, integrări de termene limită în calendarul personal. Un astfel de tool asigură transparență în comunicarea cu salariații și asigură o cultură de încredere și colaborare.

Complementaritate cu restul practicilor de HR

În cadrul unei platforme cu practici de resurse umane integrate, din aplicația de gestiune a personalului se pot apela diverse date printr-o singură accesare și astfel se pot genera rapoarte complexe, despre salarizare, evidența timpului lucrat, rezultatele procesului de evaluare a performanței, date privind programele de training de urmat si parcurse, etc.

Din zona de administrare a informațiilor personale se culeg datele esențiale pentru restul practicilor de HR, această zonă este și locul unde se pot centraliza date prelucrate din alte aplicații conexe care gestionează alte procese de resurse umane.

Baza de date de HR este sursă de informații personale, confidențiale, foarte sensibile, datele salariaților din companiile dumneavoastră, pe care vă doriți să le aveți gestionate optim, cu profesionalism și cu multă considerație.

Descoperă mai multe despre importanța planificării resurselor umane în articolul Planificarea resurselor umane – Colourful HR.