Cum se verifica referintele?

Ramona ne-a intrebat:

Cum ceri referinte de la un actual angajator(sau fost) pentru un candidat pe care vrei sa-l angajezi? Care ar fi intrebarile standard, care sa faca persoana de la celalalt capat al firului sa-ti ofere cat mai multe informatii despre acel angajat si totodata fara a crea prea multe probleme in cazul in care decizia este de a nu merge pana la capat cu angajarea?

Noi ii raspundem:

Inainte de a incerca sa iti raspundem la intrebare, am vrea sa subliniem cateva aspecte critice legate de procesul de luare a referintelor:

1. El trebuie derulat doar aproape de finalizarea recrutarii, in momentul in care candidatii de pe lista scurta au fost intervievati si sunt luate in calcul si puse in balanta toate informatiile disponibile pentru luarea deciziei de angajare.

2. Practica luarii referintelor fara acordul in prealabil al candidatului (si solicitarea a 3 nume de persoane care pot fi contactate in acest sens) este nerecomandata. Ea poate da nastere la situatii neplacute cu conotatii eronate pentru decizia de angajare.

3. Este putin probabil ca un candidat sa permita luarea referintelor de la angajatorul actual (decat in masura in care „despartirea” este oficiala si sub auspicii pozitive).

4. Marea provocare a procesului de luare a referintelor de la persoanele indicate de candidat este riscul primirii raspunsurilor de fatada, inca un motiv pentru care activitatea de verificare a referintelor risca sa devina de foarte multe ori inutila, dupa cum explicam si in acest articol.

Daca, totusi, procedura de lucru impune verificarea referintelor, discutia cu persoanele indicate trebuie tratata cu aceeasi seriozitate ca si interviul efectiv. Utilizarea unor intrebari „standard” risca si in acest caz sa invalideze intregul proces pentru ca la intrebari standard sunt sanse mari sa primesti raspunsuri… standard.

Ca sa ne facem mai bine intelesi, intrebarile standard din procesele de verificare a referintelor sunt cele de genul: „Este X un bun membru in echipa?”, „Este X un profesionist pe care ne putem baza?” etc. Recomandarea noastra pentru cei care nu vor sa isi piarda vremea primind doar confirmari la telefon este sa renunte complet la acest gen de formulari.

Mai degraba, pentru a valoriza aceasta discutie, am propune o abordare structurata si sustinuta de o tehnica a intrebarilor oarecum asemanatoare cu cea din interviu. Odata parcursa etapa de stabilire a relatiei dintre cel care ofera referinte si candidat (detalii precum perioada in care au colaborat, pozitiile pe care se aflau, frecventa cu care au lucrat impreuna pe proiecte specifice, frecventa interactiunilor etc), al carei scop este, printre altele, si stabilirea gradului de relevanta al informatiilor primite, discutia ar trebui sa semene cu investigatia in filtre succesive din interviu.

Subiectele de discutie trebuie sa fie lansate in discutie in functie de informatiile oferite anterior de candidat. Daca acesta a mentionat un proiect mai deosebit din perioada in care a colaborat cu cel care ofera referinte, este de discutat punctul de vedere al acestuia din urma. Intrebarile trebuie sa fie deschise, invitand la comentarii mai ample si nu la simple confirmari sau infirmari. De exemplu, ar putea suna asa: „Domnul X mi-a mentionat proiectul Y la care a lucrat in perioada cat a lucrat la compania Z (unde inteleg ca ati fost colegi). Cum s-a derulat proiectul respectiv? Care a fost rolul domnului X? Cum s-a achitat de responsabilitatile sale? Ce ar fi putut face mai bine din punctul dumneavoastre de vedere?” etc.”

Practic, ceea ce ar trebui sa descopere un proces bun de luare a referintelor sunt inadvertentele sau, din contra, adevarurile verificate si verificabile din afirmatiile candidatului. O discutie buna poate arunca lumina nu doar asupra afirmatiilor acestuia, ci aduce si informatii noi pe care acesta nu le-a mentionat in interviu (despre tensiuni sau conflicte, rezultate deosebite sau esecuri etc.)

Daca evaluatorul doreste sa afle in ce masura candidatul pe care se gandeste sa il angajeze este un bun coechipier, simpla intrebare „Este un bun membru in echipa?” are sanse minime sa ii aduca informatiile de care are nevoie. Este mult mai util ca evaluatorul sa lanseze in discutie o situatie concreta pe care i-a evocat-o candidatul pentru a face dovada acestui spirit de echipa si sa apelez astfel la memoria celui care ofera referinte intr-un mod in care acesta nu se asteapta.

Desi e putin probabil ca in timpul procesului de verificare a referintelor (daca, asa cum este recomandabil, acestea sunt indicate de catre candidat) sa iasa la iveala probleme serioase de performanta, un evaluator experimentat va stii sa traga singur concluziile de care este nevoie prin punerea in paralel a „imaginilor” proiectate pe de o parte de candidat si, pe de alta, de persoanele care ofera informatii despre acesta.