Dosarul personal al salariatului: ce nu știai că trebuie să conțină

Iată ce documente mai puțin cunoscute trebuie să conțină dosarul personal al salariatului, conform specialiștilor invitați la seminarul pe această temă:

• acte privind cursurile urmate de salariat;
• documentele de medicina muncii și fișele de aptitudini ale angajatului;
• cererile salariaților pentru concedii de odihnă;
• o declarație a salariatului care să cuprindă informații privind persoanele în întreținere, contul bancar și altele.

Mai multe declarații de la eveniment puteți citi în continuare.

Marilena Balabuti – inspector șef adjunct ITM București

– Orice persoană juridică sau fizică are obligația să realizeze și să transmită Revisal către ITM.

– Nu se mai folosește noțiunea de regulament de ordine interioară, ci noțiunea de regulament intern, acesta fiind un element supus inspecției.

– Există diferențe între vechimea în muncă și stagiul de cotizare. Astfel, stagiul de cotizare înseamnă cu cât contribuie salariatul în sistemul public de pensii, pe când vechimea în muncă arată câtă vechime are salariatul în profesie.

– Adeverințe de vechime se folosesc pentru dovedirea vechimii într-o profesie.

– Este obligatoriu pentru angajator să aibă un regulament intern. Acest document este obligatoriu și pentru instituțiile publice, unde există și personal suspus codului muncii și funcționari publici.

– Nu există un model standard al regulamentului intern.

– Greșeala angajatorilor, care au un personal mai puțin specializat, este că fac rost de regulament intern de la o firmă cu un obiect diferit de activitate.

– Angajatorii nu trebuie să aibă regulament intern pentru că vine controlul. Aceștia trebuie să aibă regulament intern pentru că le este util lor, ajutându-i să-și desfășoare activitatea.

– Regulamentul intern este al doilea instrument de lucru al companiei.

– Regulamentul intern trebuie să fie un instrument flexibil de lucru, care să ajute angajatorul să funcționeze. Acest document trebuie să cuprindă toate abaterile disciplinare care pot să apară în firmă. Regulamentul intern diferă în funcție de reglementările specifice.

– Regulamentul intern trebuie să fie văzut și de un specialist al legislației muncii.

– Contractul colectiv de muncă la nivel de unitate nu este obligatoriu, ci este obligatorie negocierea contractului colectiv de muncă în unitățile care au peste 21 de salariați. Demonstrarea negocierii se realizează prin procese verbale de negociere.

– Angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate de salariat și de a supune controlului inspecției muncii această evidență ori de câte ori este obligat.

– Fiecare angajator se organizează astfel încât să își țină evidența în format electronic sau pe hârtie. Important este să existe evidența salariaților.

– Angajații sunt obligați să notifice angajatorul atunci când își schimbă domiciliul sau reședința.

– În orice organizație există lideri care se văd, formali și informali. Alegerea reprezentanților salariaților trebuie să vină de la salariați, prin vot secret.

– Dosarul salariatului cuprinde mult mai multe informații decât Revisal.

Eduard Nicolau – Inspectia Muncii

– Una din clauzele obligatorii din contractul de munca este cea privind condițiile de evaluare.

– Este un drept al angajatorului să stabilească criteriile de evaluare a salariaților.

– Deși nu are un termen la care să facă evaluarea personalului, în mangementul resurselor umane se recomandă ca evaluarea să se realizeze anual.

– Este obligatorie introducerea clauzei de evaluare a salariaților în contractul individual de muncă și stabilirea conținutului acesteia.

– Finalitatea evaluării: dacă evaluarea are scopul de a sancționa salariatul sau de a-l concedia în cadrul unei concedieri colective, atunci evaluarea nu-și atinge scopul. Scopul final al evaluării este identificarea nevoii de formare profesională.

– Regulamentul intern trebuie să cuprindă o secțiune privind procedura de soluționare a oricăror reclamații, petiții, cereri ale salariatului.

– Eliberarea la cerere a adeverințelor sau a copiilor după documentele existente la dosar se face în termen de maximum 15 zile (termen expres prevăzut de lege și care nu poate fi mai mare).

– Trebuie făcută distincția între persoana aflată în întreținere, definită în Codul Fiscal, adică acea persoană care are un venit lunar de până la 250 de lei și persoana aflată în întreținere care nu are niciun venit.

– Rectificarea oricărei erori în Revisal se face în ziua constatării și se transmite către ITM în ziua constatării.

– Contractul individual de muncă se completează anterior începerii activității de muncă.

Mirela Banu – Finexpert

– Dosarul de personal cuprinde totalitatea documentelor pe care le are salariatul.

– Formatul dosarului va fi ales de fiecare angajator, dar va conține totuși elemente comune.

– Dosarul de personal cuprinde și actele privind cursurile urmate de salariat, care îl ajută pe angajator să stabilieasca corect funcția salariatului.

– Adevarința de vechime justifică perioada lucrată, în condițiile în care nu mai există carnete de muncă.

– Dosarul salariatului cuprinde și documentele de resurse umane emise de angajator: fișa de post, anexa obligatorie la contractul de muncă. În plus, mai conține modificările intervenite pe durata activității salariatului, modificări constituite printr-un act adițional.

– Angajatorul este obligat să aibă un regulament intern care trebuie să conțină dispoziții privind drepturile și obligațiile anagajatorului și ale salariaților, dispoziții privind procedura de soluționare a cererilor sau reclamațiilor individuale ale salariaților, dispoziții privind abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile.

– În privința Revisal: există situații în care informațiile se pot șterge. Indicat este să faceți regulat salvări ale bazei de date.

– Medicina muncii și fișele de aptitudini trebuie, de asemenea, incluse în dosarul salariatului.

– La momentul angajării, fișa de medicina muncii trebuie concepută anterior datei de angajare.

– Posibilitatea recuperării datelor pierdute din Revisal: Se pot recupera doar pe format hârtie, tocmai pentru a evita dubla înregistrare. Recuperarea bazelor de date este valabilă doar pentru companiile mici și mijlocii.

Alina Musat – Finexpert

– Cererile salariaților pentru concedii de odihnă trebuie să existe în dosarul salariatului.

– Salariatul trebuie să depună o declarație care să cuprindă informații privind persoanele în întreținere, contul bancar și altele, iar această declarație va fi inclusă în dosarul salariatului.

Notă AvocatNet.ro: Cele mai importante documente pe care trebuie să le conțină obligatoriu orice dosar al unui angajat sunt prezentate în acest articol.

– Societățile în care angajatorul îi pune la dispoziție salariatului telefon, mașină, laptop, ar trebui să aibă prevăzut în regulamentul intern anumite reglementări cu privire la cine plătește amenzile sau repară mașina în caz de accident, numărul de minute pe care le poate folosi salariatul etc.

– În regulamentul intern trebuie menționat numărul de absențe nemotivate.

– Din experiență, baza de date a Revisal este vizualizată în mod diferit de angajator și de ITM.

– Dacă angajatorul are toate actele salariatului la dosar, poți să îi vezi întreg istoricul profesional și evoluția. Astfel, poți stabili de ce are nevoie salariatul respectiv, îl poți trimite la cursuri de formare.

– Dosarul salariatului îl ajută pe angajator, nu e util doar la controlul ITM.

– Am avut multe cazuri în care s-au săvârșit abateri disciplinare care nu au fost incluse în regulamentul intern și au fost foarte greu de probat.