FITS 2023. Ce înseamnă coordonarea voluntarilor într-un festival

Programul festivalier românesc cuprinde nenumărate evenimente de tradiție, cum este și cazul Festivalului Internațional de Teatru de la Sibiu (FITS), care în 2023, a ajuns la ediția cu numărul 30.

Pentru această ediție, peste 480 voluntari, majoritatea elevi din Sibiu, de 16-17 ani, care au venit pentru prima dată la festival, ajută la buna desfășurare a lucrurilor, astfel încât atât organizatorii, participanții și spectatorii să aibă o experiență plăcută și să fie #partedinmiracol.

Programul de Voluntariat este o structură asociată Festivalului Internațional de Teatru de la Sibiu, eveniment organizat de Teatrul Național „Radu Stanca”, unde pregătirile se fac pe parcursul întregului an, ca în cele 10 zile de festival, totul să fie pus la punct în cele mai mici detalii. Cei 480 de voluntari lucrează în 15 departamente, iar principala formă de organizare este rețeaua socială Whatsapp.

Istoric vorbind, Programul de Voluntariat FITS s-a dezvoltat în cadrul Programului Sibiu Capitală Culturală Europeană 2007, iar acum a crescut atât de mult, încât vin și oameni din afara Sibiului și străini pentru a fi parte din echipa extinsă a festivalului. 

Voluntarii internaționali sunt coordonați de Mayumi Taniguchi, care a început să vină la festival în 2010 ca voluntar, iar din anul 2014, a devenit coordonatorul Programului de Voluntariat Japonia și asistent coordonator în cadrul Programului Internațional de Voluntariat.

Despre munca de voluntariat din cadrul unui festival de dimensiunile și valoarea Festivalului Internațional de la Sibiu, am stat de vorbă cu Ștefania Dogaru, coordonatoarea departamentului de voluntariat de anul acesta.

Citește și: Voluntariatul la început de carieră. Ce înseamnă voluntariatul pentru oamenii de HR atunci când recrutează un junior

Cum ai ajuns să lucrezi la teatru?

Prima dată în facultate, am studiat Teatrologie, și practica o făceam la teatru, și apoi, după licență, m-am angajat la departamentul de ticketing, unde am lucrat timp de 10 ani. Așa am luat contact cu voluntarii din festival, instruindu-i pentru acest departament.

De ce ai schimbat departamentele?

Între timp, am încercat și alte lucruri în interiorul teatrului, și acum sunt regizor de emisie, mă ocup de toate programările spectacolelor, iar de anul acesta, de întreg programul de voluntariat al festivalului.

Câți voluntari aveți?

Anul acesta sunt 480, majoritatea elevi din Sibiu, de 16-17 ani, care fac voluntariat pentru prima dată la festival, iar 24 dintre ei sunt străini, dar avem și persoane care vin din afara Sibiului, în special din București, de diferite vârste. Recordul îl deține o doamnă care vine special din capitală, care are 60 de ani, și revine să ajute festivalul. În general, sunt fetele cele care vin să facă voluntariat. 

Anunțul oficial de recrutare voluntari: Doritorii trebuie să aibă vârsta de cel puțin 16 ani, să nu fie în an terminal de studii, să se dovedească dornici să învețe, descopere, cunoască, serioși, de încredere, asertivi și respectuoși, empatici și pozitivi, atenți, flexibili, politicoși.

Ce competențe le cereți?

În primul rând, au nevoie să știe cel puțin o limbă străină, iar noi avem noroc că liceul Brukenthal este cu predare bilingvă germană/engleză, ceea ce ne ajută foarte tare. Nu prea avem departamente unde să nu existe această nevoie de o limbă străină, de aceea este un punct important. Apoi, trebuie să argumenteze de ce vor să devină voluntari, unde majoritatea răspunsurilor este legată de nevoia de socializare, de a cunoaște oameni noi, de a se deschide și de a avea inițiativă, dar și distracția.

Sunt voluntari care au ajuns să și lucreze la teatru?

Da, s-a întâmplat de mai multe ori, atât la teatru, cât și angajați ulterior colaboratori ai festivalului pe diferite departamente. Se mai întâmplă și să avem voluntari care revin să ne ajute punctual cu situații, mai ales dacă mai mulți ani la rând au voluntariat în cadrul aceluiași departament. 

Care este cea mai grea parte în coordonarea voluntarilor?

Cea mai grea parte este să pot ține pasul cu ei, să îmi iau și eu entuziasmul de la ei, să nu obosesc prea repede. Sunt entuziasmați și foarte responsabili, când e ceva de făcut, chiar se ocupă integral și duc misiunea la îndeplinire.

Când ați început să lucrați cu voluntarii?

Recrutările pentru voluntariatul la festival încep în luna octombrie, apoi am avut cursuri cu ei trei luni, noiembrie, decembrie, ianuarie, a urmat un test și selecția finală în februarie, când au rămas doar acești 480 din aproximativ 800 de candidați, iar de atunci, au lucrat în departamentele pe care și le-au ales, ca să înțeleagă mai bine rolul lor. 

Ce se întâmplă la cursuri?

Cursurile sunt în primul rând despre Sibiu și istoria Sibiului, pentru a putea oferi informații relevante turiștilor sau chiar participanților din festival. Tot aici, povestim și despre locurile unde turiștii pot mânca, se pot distra, împrejurimile Sibiului și alte spații culturale. Apoi, avem cursuri dedicate festivalului, cu o scurtă trecere în revistă a evenimentelor cele mai importante, și ce face fiecare departament. Totodată, facem și workshop-uri de interacțiune cu oamenii, prin tot felul de jocuri, alături de o colegă actriță care este și psihoterapeut. De exemplu, le-a plăcut foarte mult un dialog în care unul dintre ei este voluntar, iar celălalt este participant care cere indicații de a ajunge într-un anumit loc, iar voluntarul a trebuit să-i explice, fără să folosească reperele clare și cunoscute din oraș. 

Pentru cei din afara Sibiului, facem cursurile online, iar toți voluntarii, chiar dacă au mai fost și în alți ani, trec prin faza de cursuri de formare. 

Cu cei internaționali, o avem pe Mayumi Taniguchi, ea face și selecția, și instruirea, și doar când ajung în Sibiu, încep să interacționeze cu restul voluntarilor. Parteneriatul principal este EU-Japan Fest, dar și ECOC – European Capital of Culture.

Care este departamentul cel mai solicitant și cel mai plăcut?

Avem un departament pe care l-am numit „celula de criză”, iar toți voluntarii trebuie să cunoască tot ce se întâmplă în celelalte departamente, căci în cazul unei crize, trebuie să suplinească anumiți voluntari. Din atribuțiilor lor fac parte gestionarea situațiilor neprevăzute din cadrul festivalului, asistența altor coordonatori sau voluntari și colaborarea cu alte departamente pentru îndeplinirea sarcinilor, printre altele. 

În acest departament, voluntarii sunt rugați să răspundă instant la apeluri unde trebuie să facem lucrurile repede. De obicei, este nevoie să aducem niște materiale dintr-un loc în altul, să înlocuiască pe cineva într-o anumită poziție, lucruri de tipul acesta.

Ce face un angel – voluntarul care însoțește un artist?

Aceștia sunt parte din departamentul VIP, unde un voluntar însoțește pe tot parcursul șederii la Sibiu un participant, pentru care are programul agreat. În mare parte, voluntarii îi duc de la un spațiu la altul, dar le fac și recomandări.