Integrarea in echipa

Ioana ne-a intrebat:

Intr-o echipa deja formata, cum ar trebui sa fie primit(i) noul(noii) membrii? Ce semnale din partea echipei in care intra l-ar putea face sa creada ca nu este binevenit acolo si cum pot fi acestea rezolvate, mai ales in situatiile in care echipa este mica, de 4 – 5 persoane iar bunul mers al organizatiei depinde de ea? Mai mult, ce ar trebui sa faca noul venit in aceasta situatie, cum sa reactioneze atunci cand simte ostilitate din partea unor colegi?

Noi ii raspundem:

Inainte de incepe sa iti raspundem la intrebari, credem ca e important sa subliniem un aspect esential. Ca si in alte activitati care prin natura lor impun participarea mai multor persoane, si integrarea noului venit risca sa fie un esec daca nu este in mod specific responsabilitatea cuiva. Coordonatorul echipei este cel care ar trebui sa se asigure ca se intampla acest lucru, chiar daca decide sa delege activitatile pe care le implica acest proces de integrare unui alt membru (de preferat mai vechi) din echipa.

Exista multe variabile in functie de care gradul de dificultate al integrarii unui membru nou intr-o echipa creste sau scade. Astfel, daca e sa ne gandim la tipurile posibile de echipe informale, traditionale, axate pe rezolvarea unei/unor probleme, de leadership, auto-coordonate, virtuale etc, e de asteptat ca modalitatile de includere/acceptare a unui membru nou sa fie diferite.

Astfel, in cazul unei echipe informale, este de asteptat ca „ritualul” de includere sa fie aproape inexistent, acceptarea depinzand intr-o masura covarsitoare de capacitatea membrului aspirant de a crea relatii confortabile cu membrii deja existenti. E de dorit ca echipele construite in scopul rezolvarii unor probleme sa aiba o flexibilitate destul de mare atunci cand se pune problema acceptarii unui membru nou. Proba de foc este probabil legata de calitatea ideilor/solutiilor cu care vine acesta si valoarea adaugata a prezentei sale in grup. Echipele de leadership/management sunt de multe ori construite pe baze exclusiv formale si acceptarea unui membru nou este adesea consecinta unei proceduri/numiri in functie. Cat despre echipele virtuale, e posibil ca ritualul de includere sa presupuna comunicarea de catre coordonator a profilului noului membru catre toti cei deja existenti, dialoguri online (prin diverse medii) pentru familiarizare. Noul intrat intr-o echipa virtuala are sanse mari sa descopere destul de repede daca este acceptat sau nu. Rata de raspuns la mesajele si sugestiile sale si pertinenta comentariilor in discutii/proiecte sunt cat se poate de vizibile.

Accesul la echipele traditionale si asezarea ca membru cu drepturi depline este de cele mai multe ori un proces pe care organizatiile il formalizeaza. El se face parte dintr-o procedura mai vasta de induction, echipa fiind de fapt „celula organizationala” in care urmeaza sa actioneze noul angajat. La nivel formal, ritualul de includere in echipele traditionale presupune cunoasterea de catre noul venit a tuturor membrilor echipei (si invers), familiarizarea cu responsabilitatile si cu modul in care circula informatia in echipa dar si in afara ei, intelegerea proiectelor in lucru si, cateodata, derularea unui program de shadowing langa un membru cu mai multa experienta pentru ca noul venit sa aiba toate premizele sa performeze cu succes.

La nivel informal insa, gradul de acceptare/respingere a „strainului” depinde si de factori mai volatili cum sunt reactiile emotionale ale celor din echipa, gradul acestora de deschidere, reputatia (perceputa) a noului venit etc. Cel nou venit trebuie sa se astepte la o perioada pe care am putea-o numi macar in gluma de „purgatoriu”, un timp in care va avea de dovedit daca poate sau nu sa fie acceptat, daca merita investitia de incredere a grupului.

Cat despre indiciile care il pot face pe un nou venit sa simta ca nu este si binevenit, ceea ce e de retinut este ca paleta e bogata si depinde de mediu, maturitatea echipei si a membrilor sai, competenta managerului etc. De la manifestari verbale ale respingerii (de genul comentariilor malitioase, refuzului repetat de a accepta o idee care vine de la noul venit etc) pana la indicii de comportament (evitarea comunicarii directe, ignorarea mesajelor de orice fel, tacerile „graitoare” in preajma noului angajat, izolarea sistematica a acestuia atunci cand se discuta o problema etc.), toate acestea pot consolida o banuiala de respingere.

Ca in oricare alta interactiune umana, subiectivitatea este si in aceste situatii la ea acasa, asfel incat noul venit are la dispozitie cateva strategii pe care le poate pune in aplicare pentru a incerca sa echilibreze situatia:

1. Sa isi acorde si sa le acorde si colegilor suficient timp pentru a-si dovedi competenta (daca acesta este „punctul sensibil” de care atarna acceptarea), urmand ca in tot acest timp sa pastreze o atitudine civilizata (de luare la cunostinta dar de non-reactie) in fata comportamentelor mentionate mai sus.

2. Sa incerce sa abordeze punctual si in particular fiecare eveniment neplacut, discutand cu membrul mai vechi al echipei care nu pare sa il accepte pentru a intelege de unde vine problema: daca este vorba de o reactie emotionala sau de dovezi insuficiente despre competenta sa (caz in care acestea se pot aduna in timp).

3. Sa discute cu managerul echipei pentru a stabili ce se poate face pentru remedierea situatiei. (in opinia noastra, apelul la aceasta ultima strategie trebuie facut doar daca niciuna din celelalte nu a dat rezultat. Exista riscul mare ca cel nou venit sa fie perceput intr-o lumina proasta daca intr-un timp scurt ajunge sa se „planga sefului” ca ceilalti nu il simpatizeaza, motiv pentru care e recomandabil sa incerce o discutie directa cu cei care il ignora sau il submineaza inainte de a recurge la aceasta masura extrema.)

Inainte de a incheia, credem ca ar mai fi de subliniat faptul ca pentru intrarea intr-o echipa deja formata, noul venit trebuie sa se pregateasca din timp cu rabdare si diplomatie. Chiar daca unii reusesc sa se impuna de la inceput printr-o atitudine de forta sau superioritate, asta nu inseamna ca echipa ii va si accepta. Acceptarea si integrarea sunt procese care dureaza si care depind intr-un grad semnificativ de foarte volatila dimensiune de incredere, asa cum am mai vorbit despre ea, de altfel.

Pentru mai multe informatii despre gestionarea procesului de integrare a unui membru nou intr-o echipa, iti recomandam articolul How To Integrate New People de pe HRM Guide.