Opinia avocatului: principalele aspecte legale pe care angajatorii trebuie să le ia în considerare pentru revenirea la birou

Tema întoarcerii la birou rămâne una dintre cele mai importante dezbateri în rândul specialiștilor în resurse umane, iar motivarea angajaților reprezintă o adevărată provocare. În această lună, PortalHR propune o serie de materiale dedicate întoarcerii la birou, oferind astfel specialiștilor în resurse umane și nu numai informații utile și surse de inspirație.

Pentru a înțelege implicațiile din punct de vedere legal ale schimbării formatului de lucru, PortalHR a discutat cu Andreea Suciu, Managing Partner  Suciu – Employment and Data Protection Lawyers, pentru o perspectivă mai clară asupra aspectelor legale pe care angajatorii ar trebui să le ia în considerare în contextul schimbării formatului de lucru.

Tematicile atinse în interviu sunt adaptarea contractelor de muncă prin acte adiționale, actualizarea regulamentului intern, implicarea instruirii în domeniul SSM/PSI în desfășurarea activității la birou, regulile și limitările legale privind programul flexibil de lucru și telemunca după revenirea la birou, rolul regulamentului intern în decizia de întoarcere la birou, tratamentul legal al refuzului unui angajat de a reveni la birou și preferința pentru telemuncă, implicațiile legale ale deciziilor luate la nivel global în cadrul unei companii și implementarea acestora în țara de origine, precum și gestionarea conflictelor și disputelor legate de implementarea deciziilor la nivelul grupului.

Care sunt principalele aspecte legale pe care angajatorii trebuie să le ia în considerare atunci când își invită angajații să revină la birou, după perioada pandemică?

În primul rând, vor trebui adaptate contractele de muncă prin încheierea de acte adiționale precum și Regulamentul Intern pentru a reflecta noile reguli aplicabile. De asemenea, va trebui adaptată/actualizată instruirea SSM/PSI cu privire la desfășurarea activității la birou.

Există reguli sau limitări legale cu privire la programul flexibil de lucru sau muncă la distanță după revenirea la birou?

Programul flexibil de muncă se poate aplica în egală măsură și după revenirea la birou. Spre exemplu, părțile pot agrea un program inegal sau individualizat și în cazurile în care salariații își desfășoară activitatea de la birou sau în regim hibrid. De asemenea, telemunca poate coexista cu munca de la birou, modalitatea de organizare a programului hibrid urmând a se reglementa prin contractul de muncă sau prin Regulamentul Intern.

Ce rol are regulamentul intern al unei companii în decizia întoarcerii la birou?

În măsura în care nu există prevederi contrare deja agreate prin contractul de muncă, angajatorul poate reglementa în mod unilateral, prin Regulamentul Intern, modalitatea de organizare a programului hibrid – telemuncă și munca de la birou. Eliminarea definitivă a telemuncii de către angajator nu este permisă fără acordul salariatului, clauza de telemuncă fiind deja cuprinsă în contractul de muncă, ca o cerință legală.

Cum poate un angajator să trateze legal refuzul unui angajat de a se întoarce la birou, acesta preferând telemunca?

În măsura în care, prin contractul de muncă s-a agreat libertatea deplină a angajatului de a lucra exclusiv în telemuncă sau de a lucra de la birou dacă și când dorește, fără alte limitări, angajatorul nu are pârghii legale pentru a-l obliga pe salariat să revină la birou în condițiile impuse de el. Orice modificare ar presupune încheierea unui act adițional la contractul de muncă. Astfel, le recomandăm companiilor să nu le ofere salariaților prin contractele de muncă un drept discreționar în a presta telemuncă, ci să stabilească prin contractul de muncă sau prin Regulamentul Intern modalitatea de organizare a programului hibrid, cazurile și condițiile în care salariții vor lucra de la birou, cazurile în care angajatorul poate refuza solicitarea salariatului de a presta telemuncă în anumite zile etc.

Ce implicății legale există atunci când o companie globală ia decizii la nivelul grupului și le implementează în țara de origine cu privire la întoarcerea la birou?

Regulile menționate mai sus se aplică în egală măsură chiar și atunci când deciziile se iau la nivel de grup.

Cum pot fi gestionate eventualele conflicte sau dispute legate de implementarea deciziilor la nivelul grupului în țara de origine – cu precădere în cazul întoarcerii la birou? Există proceduri legale specifice pentru rezolvarea acestor situații?

În cazul în care noile decizii privind revenirea la birou nu pot fi implementate întrucât salariaților li s-a acordat prin contractul de muncă libertatea deplină în prestarea telemuncii, orice măsură contrară a angajatorului (ex. aplicarea unei sancțiuni disciplinare) poate conduce la desființarea deciziei de sancționare în instanță, aplicarea de amenzi de către autoritățile competente sau chiar de acordarea de daune morale pentru hărțuire.

În măsura în care nu există prevederi contrare deja agreate prin contractul de muncă iar angajatorul a implementat prin Regulamentul Intern noi reguli privind organizarea programului hibrid iar salariații refuză să le respecte, aceștia pot fi sancționați disciplinar, chiar și cu desfacerea disciplinară a contractului de muncă pentru lipsă nejustificată de la locul de muncă.