Planificarea resurselor umane – Colourful HR

Dacă ești în HR, credem cu tărie că ai ales acest drum pentru că-ți place să lucrezi cu oamenii, te preocupă să-i motivezi, să-i ajuți să crească.  De multe ori, însă, toate procedurile și restul activităților administrative ale proceselor de HR îți consumă din timp și resurse și mai mult decât atât, ajung să-ți răpească din creativitate și din viziune.

Departe de tot ceea ce înseamnă organizare, proceduri, detalii, hârtii, ai acele momente în care te reconectezi cu visele tale. Energia și sclipirea unor astfel de momente aduc proiecte de succes, pline de sens pentru tine, companie și pentru oamenii din organizație. Ne-ar plăcea ca zilele tale să fie mereu astfel de zile, pline de energie și culoare.  

Dacă tu rămâi fidel viselor tale de a fi acolo pentru oameni, să te asiguri că sunt la locul potrivit și dacă sunt, să te asiguri că vor crește frumos, atunci și noi vom rămâne fideli viselor noastre, de a te ajuta pe tine, să dai culoare nu numai proceselor de HR, dar să aduci culoare și în companie. Pentru că și noi credem în oameni.

Ca dezvoltatori ai platformei integrate Human Resources Planning și furnizori de servicii de externalizare a practicii de salarizare și administrare personal și servicii de leasing de personal, oferim soluții de HR de 12 ani în România și vrem să-ți povestim în fiecare lună câte ceva despre cum credem noi că ai putea, mai mult decât să elimini povara proceselor administrative, să crești eficiența practicilor pe care le coordonezi, folosindu-te de instrumente flexibile sau externalizând anumite asemenea activități administrative. Suntem deschiși în continuare nevoilor tale, așteptam cu mult interes comentarii la seria noastră de articole.  

Cum trebuie să fie un instrument suport pentru funcția de HR astăzi 

Funcția de HR a evoluat mult în ultimii ani, de la simplu departament de personal la extinderea funcței prin acțiuni strategice precum selecția persoanelor potrivite, managementul performanței și recompensării, trainingul personalului. În prezent, funcția de HR este integrată business-ului și răspunde unor întrebări mai complexe: cum putem dezvolta lideri care să promoveze și să reinstituie valorile companiei, cum identificăm decalajele în competențe și cum le acoperim prin programe de dezvoltare, cum identificam high performerii și succesorii pozițiilor cheie pentru a avea o organizație flexibilă și cum menținem un sistem echitabil și motivant de recompensare?   

În contextul unei piețe dinamice, pentru a se menține competitiv, un business este nevoit să adopte și integreze schimbarea. Pentru a fi eficient, HR-ul se integrează cu business-ul și astfel, toate procesele de HR se vor alinia cu strategia companiei, aspect reflectat în nevoi crescute de interdependență a practicilor, pentru asigurarea coerenței acțiunilor, de flexibilitate, pentru adaptarea permanentă a practicilor de HR la nevoile companiei și de comunicare, pentru transparența proceselor și simplificarea interacțiunii.

Interdependență – Procese integrate

Indiferent de complexitatea practicii de HR, derularea proceselor pe aplicații separate este ineficientă, consumul de timp pentru corelarea datelor și consolidarea informațiilor în vederea raportării, și costul pentru întreținerea mai multor aplicații este exponențial mai mare decât gestionarea proceselor cu ajutorul unei singure platforme. 

Ideal este să ai acces la toate informațiile de HR ale organizației printr-o singură autentificare și în cadrul aceleiși platforme aplicațiile să comunice în mod interactiv. Interactivitatea ușurează în mod considerabil procesele, elimină acțiuni redundante, facilitează accesul rapid la informații și documente. Mai mult, în baza informațiilor foarte diverse regăsite în aceeași bază de date se pot genera rapoarte complexe și complete și se pot urmări indicatori la nivel de companie.

Un alt avantaj al interdependenței este acela că între aplicațiile integrate se pot preconfigura fluxuri automate, care vor ușura comunicarea între practici, de exemplu transferul automat al datelor personale ale unui candidat din aplicația de selecție și recrutare în aplicația de gestiune a personalului, cu generarea automată a documentelor necesare la angajare, transferul automat al timpului lucrat și validat din aplicația de gestiune a timpului în aplicația de calcul salarial, sau transferul nevoii de dezvoltare identificate în cadrul procesului de evaluare în aplicația de gestionare a programelor de training.

O platformă completă trebuie să ofere posibilitatea accesării și salariaților companiei. La autentificarea pe platformă, în spațiul personal, salariații ar trebui să poată accesa, la rândul lor, toate informațiile  în ceea ce-i privește: date personale, fluturaș de salariu, timp lucrat, să poată iniția cereri de concediu, să poată vizualiza detalii privind programele de training, să poată completa formularele necesare în procesul de evaluare.

Flexibilitate

Există soluții standard, care aplicate unei companii, să asigure performanța practicilor de HR? Sigur că există cele mai bune practici, că sunt metode care dau rezultate într-o varietate de modele de business, dar de cele mai multe ori nu există soluții universal valabile pentru a asigura succesul practicilor de HR într-o companie. Cel mai probabil, ingredientul care face diferența în condițiile actuale de piață este inovația, care adaptează modele de succes și cele mai bune practici în domeniu propriei culturi și particularizează practicile companiei.

Astfel, design-ul proceselor de HR se adaptează unicității business-ului, planificarea resurselor, prin identificarea talentelor necesare, selecția, motivarea, recompensarea, dezvoltarea resurselor umane sunt procese care necesită alinierea cu strategia de business, aflată  într-o continuă schimbare.

Procesele de HR vor fi obiectul unei continue adaptări de structură și conținut și pentru gestionarea lor va fi nevoie de instrumente flexibile, flexibilitate atât la design-ul proceselor, cât și în posibilitatea de modificare ulterioară, care va da utilizatorilor independența de a implementa cu ușurință schimbarea.

Comunicare

Comunicarea este esențială pentru a crea o cultură a inovației, în care sunt încurajate discuțiile deschise, colaborarea, diversitatea, valori pozitive care facilitează exprimarea liberă a ideilor.   

Pentru a servi nevoilor de comunicare dintr-o companie, o platformă software ar trebui să integreze un instrument social, prin care salariații să poată comunica, să poată publica mesaje și documente către alți utilizatori sau către grupuri de utilizatori. Interactivitatea unei platforme este în egală măsură importantă pentru facilitarea comunicării, pentru aceasta, platforma ar trebui să trimită notificări la începerea/finalizarea de etape sau când anumite acțiuni sunt necesare.

Astfel de funcționalități elimină bariere ierarhice și asigură transparență în interiorul companiei, aspecte care în final vor câștiga încrederea salariaților, vor cultiva colaborarea și vor atrage angajamentul acestora.