Studiu de caz: dezvoltare organizațională pe baza studiilor de opinie a angajaţilor

Nu spunem nimic nou dacă afirmăm că angajaţii mulţumiţi reprezintă pilonul cel mai important al unei firme de succes. Dar cum devine un salariat mulţumit şi motivat? De unde ştim ce funcţionează bine într-o firmă în opinia angajaților ei, sau care sunt cele elementele atractive ale unui loc de muncă? La fel de important este să aflăm şi care sunt sursele de conflict din cadrul echipei, sau procesele cele mai criticate în funcţionarea firmei. Răspunsurile la aceste întrebări pot fi aflate relativ uşor, printr-un chestionar care investighează nivelul de satisfacţie a angajaţilor, răspunsurile fiind la final rezumate în câteva puncte cheie. Mai jos vă prezentăm un exemplu în acest sens.

Luând ca exemplu firma Neticle care dezvoltă și utilizează un astfel de chestionar de sondare a opiniei angajaților, veți avea ocazia de a descoperi modul în care răspunsurile angajaţilor pot fi prelucrate rapid şi simplu, precum şi modalitatea prin care opiniile acestora pot fi incluse în procesele organizaționale.

Chestionarul – aspecte cheie și metodologie

Neticle a testat sistemul de analiză a chestionarelor pe proprii săi angajaţi, pentru a afla opinia lor exactă în ceea ce priveşte cele mai importante componente ale proceselor organizaționale: atmosfera din cadrul biroului, structurile organizatorice, dezvoltarea firmei, comunicarea internă, dreptul de a lua decizii, timpul de lucru, salariile, sarcinile de lucru şi managementul. Pentru a obţine rezultate cât mai bune, printre variantele de răspunsuri grilă întocmite în prealabil, ce trebuiau doar bifate, au fost incluse şi cele care necesitau explicaţii, angajaţii putând astfel să-şi exprime foarte precis opiniile referitoare la întrebările puse.

Pentru colectarea şi evaluarea răspunsurilor au folosit sistemul automatizat de analiză Zurvey, care, pe baza expresiilor din cadrul unui text, poate stabili exact cât de pozitiv sau negativ este acesta, recunoscând în mod automat atât temele din cadrul textului, cât şi mărcile, locurile sau persoanele. În acest fel a fost evitată analiza dificilă şi subiectivă a opiniilor angajaţilor și au fost evidențiate doar în câteva minute procesele care au devenit best-practice pe parcursul anilor, dar şi punctele slabe ale procedurilor organizaționale. 

Rezultate

În chestionarul referitor la satisfacţia angajaţilor Neticle a dorit să afle, care sunt elementele pe care colegii le-ar schimba în cadrul firmei, precum şi motivele pentru care aceştia lucrează cu plăcere. Acestea au fost identificate de către sistemul Zurvey prin recunoaşterea celor mai frecvente teme pozitive şi negative.

Punctele slabe ale organizației – temele negative

În cadrul răspunsurilor critice sistemul a recunoscut trei teme principale. Cuvântul birou a fost cel care s-a menţionat în context negativ de cele mai multe ori de către angajaţi, ceea ce semnala faptul că mulţi se simt frustraţi din cauza nerespectării spaţiilor comune: unii nu adună după ei în bucătărie, sunt zgomotoşi, iar spaţiul de lucru este prea mic din cauza creşterii numărului lucrătorilor.

Un alt punct nevralgic era organizarea, adică structura organizaţională. Mulţi au semnalat faptul că o creştere a numărului de angajaţi ar presupune şi o modificare a regulilor de funcţionare. Mai mulţi colegi au formulat sugestii în acest sens, s-a propus ca întâlnirile săptămânale să fie mai structurate şi să includă doar persoanele relevante, pentru ca ele să ședințele să nu consume prea mult timp.

O altă solicitare a fost numirea unui middle management. În startup-ul Neticle, ierarhia orizontală este un concept de bază, de aceea până acum nu s-a dezvoltat niciun segment de management intermediar între conducătorii fondatori şi angajaţi; acum însă, în urma creşterii numărului de angajați, pare să fie necesară numirea unor manageri de echipă, care să coordoneze câte un anumit domeniu de activitate.

Pe lângă cele de mai sus, angajaţii au solicitat brief-uri mai bune. Deoarece în diferitele domenii din cadrul unor proiecte cooperează mai multe echipe, sarcinile nu sunt întotdeauna împărţite în mod optim, iar urmărirea responsabilităţilor devine dificilă din această cauză.

Punctele forte ale organizației – temele pozitive

La întrebarea cât de mult le place angajaţilor să lucreze la această firmă, punctajul mediu a fost de 9.25 din 10. Angajaţii au subliniat importanţa echipei bine închegate, dar totuşi deschise, în cadrul căreia s-au legat multe prietenii ce depăşesc limitele biroului, fiind frecvente programele comune de recreere în timpul liber, toate acestea contribuind la buna dispoziţie şi plăcerea de a veni la muncă.

Pe locul doi s-a situat influenţa, ceea ce înseamnă că angajaţilor le place că, datorită structurii orizontale, democratice, pot să-şi spună părerea faţă de toate deciziile. Acest lucru nu înseamnă doar faptul că ei sunt informaţi şi întrebaţi în toate problemele majore ale firmei, dar şi că au libertatea de a-și organiza timpul de muncă, pot lucra de acasă oricât şi se pot adresa cu încredere managementului în cazul în care au o problemă. Mulţi au subliniat faptul că este un sentiment plăcut să lucrezi la o firmă de succes, unde munca pe care o depui aduce rezultate vizibile, iar datorită dezvoltării continue a organizației pot fi mândri de faptul că lucrează aici.

Utilizarea rezultatelor

Răspunsurile sincere au evidenţiat în mod clar domeniile care funcţionează, dar şi cele care necesită dezvoltare. Aceste informaţii pot oferi date importante în modificarea şi dezvoltarea unor structuri și procese noi, iar angajații simt că opinia lor este luată în considerare în organizarea şi funcţionarea firmei, propunerile lor ajungând până la factorii de decizie. Prezentarea publică a rezultatelor face şi ea parte din comunicarea transparentă şi informarea din cadrul firmei.

Un alt mod de utilizare a datelor îl reprezintă sublinierea elementelor pozitive în comunicarea de tip employer branding a firmei. Caracteristicile cele mai atractive ale locului de muncă pot fi incluse în anunţurile de concurs pe posturile vacante, includerea unor opinii pozitive sincere (sub forma citatelor din angajați actuali) subliniază autenticitatea şi caracterul unic al firmei.

Prin identificarea clară a punctelor nevralgice, organizația poate căuta soluţii în mod conştient, luând în considerare şi opiniile angajaţilor. Prin identificarea domeniilor problematice şi dezvoltarea lor conştientă, angajaţii implicaţi în dezvoltarea organizațională pot economisi o cantitate considerabilă de energie şi timp. Opiniile cuantificate ale angajaţilor asigură obiectivitate şi punctualitate bazate pe date, ceea ce va contribui la claritatea viitoarelor procese de dezvoltare organizațională.