Adina Vidroiu, Microsoft: „Unul dintre instrumentele preferate este Microsoft Viva, o platformă care integrează soluții cu scopul de a crește gradul de bunăstare și de implicare al angajaților”

Cu o experiență de peste 14 ani în domeniul resurselor umane, Adina Vidroiu, HR Director Microsoft România, Moldova și Ungaria, a povestit pentru PortalHR despre cum digitalizarea poate aduce contribuții semnificative echipelor.

Digitalizarea este un proces esențial pentru orice organizație care vrea să rămână competitivă și inovatoare în contextul actual. Si ceea ce observam este ca atunci cand organizatiile aleg sa digitalizeze pot conecta oamenii și procesele prin intermediul unei soluții unice și unitare, care le permite să gestioneze eficient resursele, datele și operațiunile. În special, departamentele de HR pot beneficia de digitalizare, deoarece pot simplifica și automatiza activitățile de recrutare, evaluare, dezvoltare și retenție a angajaților, precum și de a crea o cultură organizațională bazată pe colaborare, învățare și creștere.

Deși n-a renunțat în totalitate la instrumente analog, ca agenda și notițele luate de mână, Adina povestește cu entuziasm despre simplificarea proceselor prin care trecem în fiecare zi cu ajutorul tehnologiei. Pare natural ca cineva care lucrează pentru un gigant tech să prezinte beneficiile unor instrumente digitale, însă discuția te captivează prin simplitatea cu care explică metodelele și programele care îi eficientizează timpul. 

Care sunt principalele instrumente și aplicații pe care le folosiți în activitatea de resurse umane pentru a gestiona eficient sarcinile de birou?

Într-o lume în care schimbarea este singura constantă, cred cu tărie că departamentul de resurse umane este esențial pentru succesul oricărei organizații. Întrebările pe care le-am auzit cel mai des anul acesta, atât de la colegii din același domeniu cât și de la clienții noștri au fost: dar cum să gestionezi eficient sarcinile de birou, când ai de-a face cu oameni, procese și date din ce în ce mai complexe și diverse? Cum creezi spațiu și timp pentru a te concentra pe a construi o strategie, pe a construi relații valoroase cu liderii din business?, etc. Pentru mine și echipa mea răspunsul este unul simplu atunci când vine vorba despre reducerea timpului atunci când vine vorba despre task-urile pur operaționale care consuma mult timp: digitalizarea.

Instrumentele și aplicațiile pe care le folosim în fiecare zi ne permit să ne conectam, să automatizam și să optimizam toate aspectele de resurse umane, de la recrutare și evaluare, până la dezvoltare și retenție.

A fost un parcurs cu multe lecții inclusiv pentru noi, dar am învățat cum să ne transformăm departamentul de resurse umane într-un centru de inovație și performanță, care își sprijină angajații și își îndeplinește obiectivele. Am reușit să câștigam mai mult timp și să fim eficienți simplificând și accelerând activitățile repetitive și manuale. Astfel, am putut să ne concentrăm eforturile pe lucrurile strategice, cum ar fi crearea unei culturi organizaționale bazate pe colaborare, învățare și creștere, pe atragerea și retenția talentelor.

Dacă mă gândesc la principalele instrumente și aplicații folosite in fiecare zi aș zice simplu M365- suita de aplicații și servicii cloud care îți oferă acces la instrumentele Office pe care le cunoșteam și le folosim deja cu toții (cum ar fi Word, Excel, PowerPoint, Outlook și Teams).

Principalele avantaje, din perspectiva mea, toate informațiile sunt securizate și protejate întrucât vorbim de soluții Cloud. De asemenea, poți lucra astfel de oriunde și de pe orice dispozitiv.

Ce instrumente de organizare și gestionare a timpului utilizați pentru a vă eficientiza programul de lucru?

Timpul a devenit o resursă limitată și prețioasă care, cred eu, trebuie folosită cu înțelepciune și eficiență. Folosim o serie de instrumente de organizare și gestionare a timpului, care ne ajută să planificăm, să prioritizăm, să automatizăm și să monitorizăm activitățile și proiectele pe care le desfășurăm în fiecare zi.

Unele dintre acestea sunt: Teams pentru a comunica și a colabora cu echipa și nu numai, precum și pentru a accesa alte aplicații și servicii; Microsoft To Do pentru a colecta, a prioritiza și a realiza activitățile individuale, precum și pentru a le integra cu Outlook pentru web; Planner: pentru a crea panouri Kanban, a gestiona proiectele și sarcinile și a colabora cu echipa; Power Automate: pentru a simplifica și a accelera activitățile repetitive și manuale, cum ar fi a trimite emailuri de bun venit noilor angajați și recent Bing Chat: pentru a interacționa cu un asistent virtual inteligent și creativ, care ne poate oferi informații, asistență, care poate sumariza și organiza un volum mare de informații sau chiar și notițele luate în timpul unei șendințe, bineînțeles păstrând informațiile securizate.

Cum utilizați tehnologia pentru a îmbunătăți procesele de formare și dezvoltare a angajaților?

Folosim tehnologia pentru a îmbunătăți procesele de formare și dezvoltare a angajaților, oferindu-le acestora o experiență de învățare personalizată, interactivă și continuă. Folosim o serie de instrumente și platforme digitale, care ne permit să conectăm, să automatizăm și să optimizăm toate aspectele de resurse umane, de la recrutare și evaluare, până la dezvoltare și retenție.

Unul dintre instrumentele preferate este Microsoft Viva, o platformă revoluționară din punctul meu de vedere de tip Employee Experience, care integrează soluții cu scopul de a crește gradul de bunăstare și de implicare al angajaților, încurajând procesul de învățare continuă și de dezvoltare a cunoștințelor, în plus te ajută să îmbunătățești experiența de lucru.

Viva Insights îți oferă informații și recomandări personalizate pentru a crește productivitatea și bunăstarea angajaților și a echipelor. Viva Connections îți facilitează comunicarea și colaborarea cu echipa și cu liderii organizației. Cu Viva Topics poți crea și accesa o bază de cunoștințe organizaționale, care să ajute angajații să găsească și să înțeleagă informațiile de care au nevoie. Iar Viva Learning îți permite să descoperi și să înveți din conținutul oferit de organizație și de parteneri.

Este o platforma care te ajută să te concentrezi pe ceea ce contează, să te conectezi cu ceilalți și să te dezvolți profesional. De asemenea, este și unul dintre instrumentele pe care le folosim, alături de altele, în zona de wellbeing – Viva îți amintește și să faci pauze și să te miști puțin, prin intermediul aplicației Breakthru.

Dintre toate instrumentele și aplicațiile folosite pentru gestionarea muncii, folosiți vreuna / ați adaptat vreuna și în viața personală? Dacă da, cum?

Sunt multe instrumente și aplicații pe care le folosesc și în viața personală, deoarece îmi oferă soluții practice și eficiente pentru diferite situații și nevoi.

De exemplu, folosesc Microsoft To Do nu doar pentru a gestiona activitățile mele profesionale, ci și pentru a organiza viața mea personală. Cu To Do, pot să creez și să gestionez liste de activități, să setez termene și mementouri, să adaug note și atașamente și să urmăresc progresul meu. Folosesc To Do pentru a planifica călătorii, cumpărături, hobby-uri, proiecte personale și multe altele.

Un alt instrument pe care îl folosesc și în viața personală este Bing Chat, care îmi permite să interacționez cu un asistent virtual inteligent și creativ, care îmi poate oferi informații, divertisment și asistență. Cu Bing Chat, pot să obțin răspunsuri rapide și relevante la întrebările mele, să generez conținut creativ.

Din discuțiile și întâlnirile pe care le ai cu alți specialiști din zona de resurse umane, există interes – formal sau informal – despre ce aplicații și tool-uri tech au mai apărut și pot fi folosite și de HR?

În discuțiile cu alți specialiști și colegi din domeniu, îmi place să împărtășesc câteva idei despre cum tehnologia poate transforma resursele umane:

• Digitalizarea și inteligența artificială sunt procese care se fac treptat, nu de pe o zi pe alta. Ele pot ajuta la optimizarea și automatizarea unor procese precum recrutarea, evaluarea, dezvoltarea sau retenția angajaților.
• Analitica de HR este o sursă valoroasă de date care pot fi interpretate și folosite pentru a lua decizii mai bune și mai rapide. Prin inteligența artificială, putem avea o viziune mai clară asupra performanței, satisfacției și nevoilor angajaților.
• Reducerea costurilor și creșterea eficienței sunt beneficii evidente ale digitalizării. Un studiu recent arată că digitalizarea poate reduce costurile cu angajații cu 5-15% și poate crește eficiența proceselor organizaționale cu 20-30%.
• Integrarea și colaborarea sunt aspecte esențiale pentru o organizație modernă și competitivă. Prin soluții digitale integrate, cum ar fi Microsoft365, putem avea o privire de ansamblu asupra tuturor departamentelor și echipelor, și putem lucra mai bine împreună, de oriunde ne-am afla.
• Satisfacția angajaților este un indicator important de succes și de fidelitate. Digitalizarea poate îmbunătăți experiența angajaților, oferindu-le acces rapid și ușor la informații, servicii, platforme de învățare și comunicare.

Cum se pot raporta specialiștii în resurse umane la inteligență artificială?

Inteligența artificială este o realitate care ne influențează și ne schimbă modul de lucru și de viață. Cred că inteligența artificială este un aliat și un partener, nu un adversar sau un înlocuitor, al specialiștilor în resurse umane sau al angajaților.

Inteligența artificială ne ajută să ne eficientizăm munca, să ne reducem timpul și costurile, să ne îmbunătățim calitatea și performanța, să ne adaptăm mai ușor la schimbări și să ne concentrăm pe lucrurile care au cu adevărat impact. Mai mult, aș zice că nu ne scutește de responsabilitatea și de creativitatea noastră, ci ne sprijină și ne completează.

În funcție de prioritățile organizației, care a făcut sau face în prezent pași spre digitalizare, următorul lucru firesc este zona de inteligență artificială, care să ne ofere soluții personalizate și inovatoare pentru diferite provocări și nevoi. În rapoartele noastre, în prezent, top managementul este mai interesat să eficientizeze timpul oamenilor în organizație și să îi facă să fie productivi, decât să se bazeze pe inteligență artificială în locul forței de muncă. Aici este diferența. Și cred că e important să înțelegem că inteligența artificială nu este o amenințare, ci o oportunitate, care ne poate ajuta să ne dezvoltăm profesional și personal.

Un studiu publicat de Microsoft, numit Work Trend Index, arată că digitalizarea poate reduce costurile cu angajații cu 5-15% și poate crește eficiența proceselor organizaționale cu 20-30%. De asemenea, studiul arată că satisfacția angajaților este cu 23-30% mai mare în organizațiile care folosesc soluții digitale, care le oferă acces rapid și ușor la informații, servicii, platforme de învățare și comunicare.

Așa cum menționam si mai devreme, folosim o serie de instrumente de inteligență artificială, cum ar fi Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics, Bing Chat și multe altele. Toate aceste instrumente ne oferă soluții adaptate nevoilor noastre, atât profesionale, cât și personale, și ne îmbunătățesc calitatea vieții.

Articolul face parte din seria PortalHR dedicată tematicii Reports & planning ahead.