Considerații legale pentru tehnologizarea departamentului de HR 

Alături de firma de avocatură Mihai & Co. Business Lawyers, PortalHR prezintă o serie de articole din sfera dreptului muncii, astfel încât angajații și angajatorii să aibă informații de actualitate cu privire la schimbările legislative, dar și la procedurile legale.

 Revoluția tehnologică și digitală este în continuă accelerare. În mijlocul fenomenului AI, al automatizării sistemelor și al reinventarii contextului tradițional al muncii, trebuie să nu omitem unele aspecte legale care să minimizeze expunerea la risc a companiei. 

Automatizarea și sistematizarea proceselor 

Departamentul de HR gestionează o serie de procese și documente care pot fi, într-o măsură adecvată, automatizate pentru a asigura o eficiență mai mare a muncii și pentru a preveni supraîncărcarea. 

Pe piață, soluțiile au început deja să se înmulțească, de la roboți folosiți pentru eliberarea și realizarea de documente simple, la sisteme automatizate de payroll și resource management, și până la aplicații complexe de evaluare profesională. 

Urmărind dorința de a profita de toate inovațiile actuale, nu trebuie să uităm unele aspecte de compliance care pot crea breșe importante în structura unei companii. 

Pentru ca aplicațiile disponibile pe piață să funcționeze, acestea au, ca regulă, nevoie de acces la bazele de date ale companiei, care includ datele cu caracter personal ale angajaților. Pentru a vă asigura protecția din această perspectivă, vă recomandăm cel puțin: 

• Să vă asigurați că furnizorul este unul de încredere și că sistemele puse la dispoziție de acesta prezintă garanții de siguranță; 
• Să vă asigurați că aveți prevăzută în documentele interne posibilitatea de a transmite aceste date catre furnizor și că angajatii sunt informați corespunzător; 
• Să încheiați cu furnizorul un contract care să includă prevederi privind modul de prelucrare a datelor cu caracter personal transmise; 
• Să limitați accesul furnizorului la datele strict necesare, să vă asigurați că acțiunile din sistem nu vor afecta integritatea bazei de date și să stabiliți procesele necesare pentru eventualitatea încetării contractului; 
• Să aveți în vedere modul în care va fi gestionat accesul la sisteme, și introducerea acestora în procesele de onboarding și offboarding.

Inteligența artificială 

În secțiunea anterioară, discutam despre aplicații care există pe piață de o vreme, dar unul dintre trendurile actuale vizează aplicațiile bazate pe sau îmbunătățite prin inteligență artificială. 

Inteligența artificială poate ajuta la furnizarea unui produs sau serviciu util, în măsură în care fluxul de informații vine doar de la aplicație către compania dumneavoastră, nu și invers. Dacă produsul respectiv vă este oferit doar dacă sunteți de acord ca informațiile introduse în aplicație să poată fi folosite pentru antrenarea modelului de inteligență artificială, trebuie să aveți în vedere o serie de potențiale riscuri: 

• Informațiile folosite de sistem ar putea include opere sau secțiuni din opere protejate de drepturi de proprietate intelectuală ale altor persoane decât compania. În acest caz, este foarte probabil ca dreptul de a utiliza operele să nu acopere și transmiterea acestora către furnizorul aplicației. 
• O altă categorie de informații potențial vizate sunt cele protejate de obligații legale sau contractuale de confidențialitate. Nerespectarea acestor obligații poate duce la sancționarea companiei sau pierderea de contracte și reputație. 
• Desigur, datele cu caracter personal ale angajaților, clienților sau furnizorilor nu sunt mai puțin importante. Riscul unei prelucrari nelegale trebuie avut în vedere, fiind indicat să verificați în ce condiții ar putea fi vizate datele respective de o asemenea prelucrare. 

Nu trebuie să omiteți faptul că rezultatele furnizate de inteligență artificială pot include fragmente din opere protejate de drepturi de autor, pe care nu ar trebui să le folosiți fără drept. Mai mult, există posibilitatea reală ca rezultatele aplicațiilor să fie generate în mod creativ de acestea, fără o fundamentare aferentă. 

Munca la sediu, un concept depășit? 

Există companii unde deplasarea angajatului la un loc fix de muncă va rămâne, în continuare, necesară. În foarte multe cazuri, însă, munca începe să se desfășoare de oriunde se află angajatul. În acest context, angajatorii au început, deja, să se confrunte cu o serie de dileme, printre care amintim: 

• Necesitatea de a pune la dispoziția angajatului echipamentul și condițiile necesare pentru desfășurarea activității; 
• Posibilitatea de a angaja persoane domiciliate în alte state; 
• Implicațiile semnării documentelor cu semnătură electronică; 
• Implicațiile plăților către nerezidenți. 

Toate aceste situații ar trebui în prima fază analizate din perspectiva riscurilor pentru a găsi cele mai eficiente forme organizaționale în care pot fi implementate noile tehnologii în structura fiecărei companii, care dorește să acceseze trendul actual. 

Este tehnologizarea un risc implacabil? 

Tehnologizarea este o etapă indispensabilă în evoluția pieței. Este posibil ca evitarea acesteia să ducă, în timp, la pierderea avantajelor competitive pe piață în fața unor companii mai ușor adaptabile, care au redus costurile cu sarcinile repetitive și au devenit mult mai rapide. Articolul nostru împărtășește această perspectivă. Ceea ce trebuie să înțelegem e că odată cu enormele beneficii, vin și unele aspecte de conformitate pe care trebuie să le abordăm de la început, pentru a evita unele riscuri inutile, care ar putea afecta compania, pe parcurs. 

Legislația și diversele reglementări nu ar trebui să țină în loc schimbarea. Recomandabil este să obțineți o părere de specialitate, pentru a vă asigura că ați ales calea cea mai sigură către viitor. 

Materialul a fost pregătit de av. Cosmin Maga.