Cum ne pregătim pentru noua normalitate

Autor: Anca Grezov, HR Manager Danone România

Cum va arăta viitorul? Trăim într-o nouă realitate pe care o construim din mers. Ne bazăm însă pe experiența intensă a celor doua luni “de urgență”.

Prima și cea mai utilă concluzie a acestora a fost că cea mai bună opțiune pe care o avem este să tratăm incertitudinea pe baza valorilor și principiilor din spatele culturii organizaționale, ca ancore pentru deciziile noastre. Astfel, încă de la început ne-am concentrat pe trei direcții: siguranța angajaților, partenerilor și consumatorilor noștri, continuitatea operațiunilor prin securizarea întregului lanț de aprovizionare și oferirea de ajutor comunităților vulnerabile din România.

Am implementat imediat măsuri de siguranță pentru toți angajații noștri. Fabrica și Depozitul nostru din București au funcționat și continuă să funcționeze în parametri normali, cu măsuri sporite de prevenție implementate pentru această perioadă. Colegii noștri lucrează în schimburi fixe, pentru a reduce la minimum orice risc de contaminare.

Pentru colegii noștri din echipa de vânzări, care își desfășoară activitatea pe teren am pus la dispoziție echipamente de protecție și am stabilit un set de reguli extrem de clar pentru această perioadă. Mai mult, am modificat programul de lucru și am anulat toate călătoriile.

Pentru toți ceilalți colegi ai noștri care pot lucra la distanță, am extins politica deja existentă în companie, de Work from Home.

La câteva săptămâni după ce am luat decizia de a încuraja lucrul de acasă, am invitat colegii să participe la un chestionar privind reacția emoțională la schimbarea prin care am trecut cu toții. Din sondaj a reieșit că prima reacție pe care au avut-o a fost entuziasmul („Mi-am dorit dintotdeauna să lucrez de acasă și uite că acum se întâmplă, cu toate avantajele care decurg din asta.”). După care ne-a lovit realitatea, în care ne-am dat seama că munca de acasă vine cu mult mai multe provocări decât estimam, provocări pe care le putem numi și direct neplăceri, motive de frustrare… Și tot așa, trecând prin mai multe stări emoționale firești, am ajuns la starea de acceptare, în care ne-am adaptat destul de bine la noua situație și am putut din nou să vedem avantajele, fiind orientați pe rezolvarea provocărilor și învățare, de a face lucrurile diferit, dar la fel de bine sau poate chiar și mai bine ca înainte.

Apoi ne-am aplecat asupra nevoii de relaționare care a fost și este o constantă, indiferent de etapa emoțională în care ne aflăm. Încă de la începutul muncii de acasă, am inițiat întâlniri zilnice, în care ne conectăm cu toții, păstrând astfel legătura și de la distanță. Fie mai oficiale, fie mai informale, prezența virtuală a colegilor de echipă lângă noi în fiecare zi menține o stare de bucurie că putem fi împreună. În contextul discuțiilor zilnice, împărtășim reciproc informații utile despre măsurile autorităților, contextul național, măsurile luate de Danone, regulile de safety, recomandări pentru lucrul de acasă (principii de comunicare prin email, întâlniri eficiente etc.) si recomandări de wellbeing. Într-o perioadă plină de adversitate, am identificat oportunitatea de a comunica și mai frecvent, și mai relevant, și mai transparent decât înainte.

În întâlnirile informale, am dedicat timp învățării, interacțiunii și recunoștinței pentru toate realizările și toate comportamentele bune de care am dat dovada individual și în echipă. Am demarat tot felul de programe prin care să putem povesti despre cum să ne educăm reciproc o mentalitate orientată către dezvoltare, către creștere. De exemplu, “Leapșa de Learning” e un astfel de program în care, pe rând, câte un coleg ne vorbește despre ceva nou ce a învățat, dând leapșa mai departe pentru prezentări viitoare unui alt coleg. Am pornit și o serie de challenge-uri, Work From Home Journal și Stay Fit Challenge, în care postăm poze cu activitatea noastră de acasă, ca să rămânem conectați și să ne inspirăm unii pe alții.

Pentru a continua să ne simțim bine împreună, ca o echipă, apelăm și la noile instrumente ale acestor vremuri – team building-urile virtuale, cu accent pe puterea echipei și colaborare și jocurile virtuale, cu accent pe amuzament în echipă. Încurajăm starea de bine și cu știri pozitive în vremuri de criză, rubrici recurente în sesiunile noastre informale.

Pe tot parcursul acestei perioade am fost impresionați de efortul tuturor colegilor noștri, care au grijă ca produsele noastre să ajungă în continuare pe mesele consumatorilor. Și fac toate acestea păstrându-se în siguranță și păstrând o bună relaționare în echipă. Prin urmare a fost firesc să extindem programul lunar de recunoaștere a meritelor colegilor noștri – Star of the Month – cu un program săptămânal – Victory of the Week.

Este mereu util să aducem și expertiză externă, în sesiunile informale invităm frecvent specialiști în diferite domenii de interes în această perioadă – până acum am primit „ în vizită” un psiholog care e și medic psihiatru, un instructor de fitness, un bucătar și un medic nutriționist – care ne-au făcut recomandări practice și ne-au răspuns la întrebări.

Ca să accentuăm sprijinul față de confortul colegilor noștri, le-am oferit posibilitatea de a le livra acasă orice obiect din spațiul personal de la birou – scaune, suporturi de laptop, monitorul suplimentar etc. 

Am extins preocupările noastre, apoi, către comunitățile vulnerabile din România. Cel mai mult m-au încântat inițiativele venite natural din partea colegilor mei. De exemplu, o colegă a propus să donăm laptop-uri către copiii din medii mai puțin privilegiate, pentru a le permite să-și continue educația online. Tot colegii mei au contribuit trup și suflet la proiectul unei donații de 250.000 de euro către Dăruiește Viață pentru a asigura echipamente medicale și de protecție pentru spitalele din România, colectând nevoile stringente. Echipa de vânzări din Vestul țării a pornit o acțiune de achiziționare de materiale consumabile pentru hemodializă, pentru un spital din Timișoara, acțiune la care s-au alăturat și alți colegi, iar compania a dublat suma strânsă. Putem să fim prezenți în mod direct și activ în sfera publică și altfel decât fizic.

Ușor, ușor, ne întoarcem la birou, iar ceea ce am învățat în echipă despre lucrul de acasă devine acum foarte util.

Un prim pas pe care l-am făcut a fost acela de a întreba colegii dacă doresc să se întoarcă sau nu la birou și, dacă da, în ce proporție să o facă (o zi, două sau mai multe pe săptămână). Le recomandăm colegilor care se află în situații speciale – copii sub 12 ani, afecțiuni de sănătate, coabitare cu o persoană cu vârsta de peste 65 de ani, coabitare cu o persoană care lucrează în sistemul sanitar- să continue să lucreze de acasă. Dar, principiul de la care pornim este alegerea

voluntară de întoarcere la birou, astfel încât este posibil și să nu fi în nicio situație specială, dar să optezi în continuare să lucrezi de acasă și în perioada de tranziție la noua normalitate.

Planul nostru de întoarcere presupune revenirea treptată, pentru a oferi colegilor noștri spațiul necesar, atât fizic, de siguranță, cât și emoțional. Pentru cei care doresc să se întoarcă la birou, am implementat un sistem de ture de câte o săptămână de lucru de la birou și o săptămână de lucru de acasă.

Mai departe, am instituit protocoale și măsuri speciale pentru garantarea unui spațiu de lucru sigur, în conformitate cu standardele impuse de autorități, peste care am aplicat standardele de siguranță încă și mai stricte ale Danone. Colegii noștri au participat și vor continua să participe la cursuri de întoarcere la birou, care le prezintă regulile de siguranță și noul mod de lucru. În plus, asigurăm materiale de protecție pentru toată lumea, dezinfectăm toate spațiile de lucru de mai multe ori pe zi și după fiecare schimb și am adus în toate spațiile noastre de lucru o semnalistică  specială privind regulile de siguranță.

Pe măsură ce avem experiențe de întoarcere, îi invităm pe toți să ne împărtășească ce merge bine și ce ar trebui să îmbunătățim. Credem că viitorul va fi cu siguranță al flexibilității, iar construirea acestei paradigme se va face cu încrederea că toți colegii noștri își tratează activitatea cu responsabilitate, indiferent de unde ar lucra, cu feed-back și dialog continuu.

Cinci factori de succes ar putea sumariza întregul studiu de caz și toate principalele învățăminte pe care le-am avut în această perioadă:

1. conectarea permanentă la valorile, principiile și misiunea companiei (indiferent de perioada în care ne aflăm);

2. acțiunile responsabile în interiorul și dincolo de porțile companiei;

3. încrederea în colegi;

4. implicarea colegilor în luarea deciziilor;

5. abordarea colegilor în întregul lor, respectând împletirea firească a nevoilor profesionale cu cele personale.

Nu există formule magice, dar cu siguranță ne putem baza pe magia lucrurilor bine făcute, într-o nouă normalitate plină de speranță!