Chestionarul de analiza a postului (Partea I)

Util in multe procese de HR (planificare generala, elaborare fise de post, recrutare, selectie, evaluare, inclusiv prin centre de evaluare si dezvoltare, procese de management al performantei si de planificare a succesiunii), un chestionar de analiza a postului include de cele mai multe ori rubrici standard precum:

1. INSTRUCTIUNI DE COMPLETARE

Scopul acestei sectiuni:

Asigura o intelegere corecta si o abordare omogena a chestionarului.
Majoritatea companiilor care folosesc un astfel de document se asigura ca cei care trebuie sa il completeze inteleg care este scopul lui si cum trebuie completat.

Indicatiile din aceasta sectiune pot include dar nu sunt limitate la:

• procedura care trebuie respectata (modalitatea de a adauga si alte comentarii decat permite formatul documentului, semnare, trimitere catre care persoana, semnaturi suplimentare, aprobari necesare etc.)
• posibilitatea de a pastra sau nu o copie a formularului completat;
• gradul de confidentialitate al datelor oferite;
• procesele care urmeaza sa se deruleze ulterior primirii chestionarului completat (pentru ce anume va fi folosit: elaborare fise de post, stabilire criterii de evaluare etc.)
• In plus, chestionarul de analiza a postului include de cele mai multe ori in aceasta introducere recomandari privind genul de raspunsuri relevante.Astfel, cel care il completeaza va fi incurajat sa includa cat mai multe detalii despre activitatea efectiva, avand in vedere contextul muncii si diferitele aspecte pe care aceasta le implica.

Atentie!

Unul dintre aspectele critice de mentionat in aceasta introducere se refera la faptul ca scopul chestionarului si al informatiilor care vor fi obtinute prin completarea lui nu este acela de a evalua persoana care il completeaza ci de a obtine o intelegere clara/ actualizata asupra jobului punctual pentru care este completat.

2. INFORMATII GENERALE

Scopul acestei sectiuni:

Clarificarea identitatii persoanei care completeaza si pozitionarii sale in organizatie.

De ce?

Este putin probabil ca un chestionar anonim sa fie relevant pentru un proces eficient de analiza a postului. Regula alegerii persoanelor care completeaza se bazeaza pe nivelul ridicat de intelegere a postului despre care vor comenta (fie pentru ca l-au ocupat, il ocupa in clipa de fata, coordoneaza persoane care il ocupa etc.).

Chestionarul va include aici intrebari despre:

• numele persoanei care completeaza;
• data in care se completeaza formularul;
• titulatura pozitiei pe care o ocupa;
• perioada de timp de cand ocupa aceasta pozitie;
• perioada de timp de cand este in organizatie;
• numele departamentului in care activeaza;
• numele si titulatura supervizorului/ managerului direct.

3. RATIUNEA EXISTENTEI POSTULUI IN ORGANIZATIE

Scopul acestei sectiuni:

… este stabilirea scopului fundamental al postului analizat in organizatie.

Intrebarile din aceasta zona se refera in mod specific la:

• scopul pentru care exista postul in organizatie;
• ratiunea existentei postului in organizatie.

Atentie!

Cel care completeaza chestionarul trebuie sa aiba in vedere ceea ce aduce in mod individual pozitia respectiva in organizatie, de ce este necesara etc.