Cum se face preselecția aplicațiilor

Mirela ne-a scris:

M-am angajat de curând în departamentul de resurse umane al unei companii mici și deși nu am mai făcut asta până acum am primit sarcina de a face preselecția aplicațiilor primite pentru un post vacant în clipa de față. Aplicațiile au venit în urma unui anunț în ziar. Știu că în principiu ar trebui să verific că îndeplinesc cerințele din anunț dar la ce altceva ar trebui să mă mai uit ca să mă asigur că nu pierd din vedere vreun candidat care ar putea să fie bun?

Noi îi răspundem:

În primul rând, felicitări pentru noile responsabilități pe care le-ai primit. Faptul că de ți s-a acordat încredere să derulezi o activitate importantă din procesul de recrutare pune o greutate în plus pe umerii tăi dar, în același timp te poate ajuta să începi să descoperi mai multe despre ce este de fapt în spatele unui proces de recrutare.

Procesul de preselecție a aplicațiilor este, credem noi, critic pentru derularea cu succes a recrutării. Dacă această selecție nu are în vedere criteriile corecte este foarte posibil ca, așa cum spui și tu, să fie trecuți cu vederea candidați care ar putea fi potriviți fie pentru postul vacant în clipa de față fie pentru un alt post din organizație.

Iată câteva din recomandările noastre pentru acest proces de (pre)selecție:

1. Asigură-te că ai înțeles foarte bine natura postului și scopul său în organizație. Asta presupune să stai de vorbă cu persoanele care vor interacționa direct cu cel care urmează să ocupe acest post și să înțelegi atât dimensiunea profesională (tehnică) a postului, cât și pe cea socială. Evident că îți va fi greu dacă nu aproape imposibil să înțelegi posturile cu încărcătură tehnică foarte mare, dar poți totuși să tragi câteva concluzii foarte clare privind calificările/competențele vizibile într-un CV și pe care ar trebui să le poți identifica în aplicațiile primite.

2. Pentru că ești la început de drum îți recomandăm să citești fiecare aplicație/CV cu atenție. Nu încerca să le „scanezi” în diagonală, ai șanse mari ca din cauza lipsei de exercițiu să ratezi informații importante.

3. Identifică în primul rând dacă aplicația pe care o ai în față întrunește cerințele obligatorii. Odată bifate acestea caută indicii suplimentare despre genul de activități derulate anterior de candidat și care l-ar putea ajuta să facă față cu succes jobului vacant.

Atenție însă la cerințele obligatorii! Oricât de mult ne-am dori să încadrăm evaluarea într-o ecuație, în realitate lucrurile nu sunt atât de simple. De exemplu, e posibil ca un candidat care nu are decât 3 ani de experiență în zona profesională importantă pentru jobul vacant să aibă un potențial mai bun decât unul care are exact 5 ani experiență (cum este menționat în cerințele anunțului). Nu lăsa cantitatea să îți influențeze hotărâtor decizia. Apelul excesiv la filtre de genul acesta te poate face să pierzi candidați valoroși.

4. Descoperă potențiale probleme sau lacune în aplicațiile/CV-urile primite. Poate să fie vorba de schimbări foarte dese care ridică un semn de întrebare (acest gen de „dileme” pot fi lămurite în cadrul unui interviu telefonic în măsura în care experiența și calificările candidatului îl recomandă pentru o discuție).

5. Decât să elimini din start o aplicație care nu întrunește toate condițiile din anunț, poți încerca (mai ales pentru că ești la început de drum și ai nevoie de experiență) să îți programezi mai multe interviuri telefonice cu candidații ale căror CV-uri ți s-au părut interesante.

6. Încearcă să aranjezi aplicațiile primite pe 3 categorii: A – cei care îndeplinesc toate cerințele, B – cei care deși nu îndeplinesc toate cerințele ar putea fi interesanți, C – cei respinși.

7. Dacă ai terminat (pre)selecția aplicațiilor și ai decis cine trece mai departe în etapa interviului telefonic, nu uita să le trimiți un mesaj scurt celor respinși. Le poți mulțumi pentru interes, informându-i că, din păcate, nu au fost selectați pentru etapa următoare dar că e posibil să fie contactați pentru alte proiecte de recrutare din viitor. Este foarte posibil ca printre aplicațiile de azi să găsești candidați relevanți pentru un proiect de recrutare ulterior, un motiv în plus să păstrezi o relație bună cu cei care și-au trimis aplicațiile.

Pentru mai multe sugestii despre etapa de evaluare a aplicațiilor în timpul unui proces de recrutare, poți citi și articolul Mastering the Art of Screening Candidates.

Mult succes!