Dosarul personal al salariatului: documentele pe care trebuie să le ai, ca să nu fii amendat

Potrivit HG nr. 500/2011, orice angajator trebuie să întocmească un dosar personal pentru fiecare dintre salariați, să-l păstreze în bune condiții la sediu și să îl prezinte inspectorilor de muncă la solicitarea acestora, în cadrul misiunilor de control.

Prin acest dosar se transpun practic în format tipărit datele înregistrate de către angajator în registrul electronic de evidență a salariaților, Revisal, și se certifică legalitatea și corectitudinea completării informațiilor.

Atenție! Dosarul personal se întocmește pentru toți angajații, indiferent de tipul contractului de muncă încheiat cu aceștia (pe perioadă nedeterminată sau determinată) sau de tipul normei (normă întreagă sau parțială).

HG nr. 500/2011 stabilește că dosarul personal al salariatului trebuie să cuprinda cel puțin următoarele documente:

• actele necesare angajării,
• contractul individual de muncă,
• actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă,
• acte de studii/certificate de calificare,
• orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.

Avocatul Irina Petrescu a detaliat prevederile legale și a explicat, într-un articol publicat pe AvocatNet.ro, că un dosar profesional trebuie să cuprindă,  în mod obligatoriu:

• copie de pe actul de identitate: buletin/cartea de identitate/pașaport sau dovada de rezidență;
• copie de pe livretul militar, dacă este cazul;
• adeverința medicală eliberată de către medicul de familie al angajatului, care să ateste că este apt de munca, iar ulterior acceptării ofertei de angajare, dar înainte de începerea efectivă a activității, avizul medicului de medicina muncii;
• copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de învățământ absolvită;
• copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfecționare;
• copie de pe carnetul de muncă/ copii ale adeverințelor de la locurile de muncă anterioare;
• recomandări de la locurile de muncă anterioare;
• cazierul judiciar, în original;
• curriculum vitae, semnat și datat de către angajat
• contractul individual de muncă împreună cu oferta de angajare, ambele semnate, datate și cu număr de înregistrare;
• fișa postului;
• acte adiționale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de muncă;
• cererile de suspendare a raportului juridic de muncă, actul juridic de aprobare/ constatare a suspendării, actul juridic prin care se dispune reluarea activității;
• actele juridice care atestă modificările salariale;
• actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului să reprezinte angajatorul;
• actul juridic prin care se stabilește participarea la activități în cadrul unor proiecte/programe;
• actul juridic de încetare a raportului juridic de muncă, când este cazul;
• rapoartele de evaluare.

Conform reglementărilor legale, la solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat să îi elibereze acestuia:

• copii ale documentelor existente în dosarul personal;
• copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind înscrierile referitoare la persoana sa și/sau un document care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate, astfel cum rezultă din registrul general de evidență și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Documentele sunt eliberate în copie certificată de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul.

Refuzul de a pune la dispoziție inspectorului de muncă dosarul personal al salariaților poate fi sancționat cu amendă între 5.000 – 8.000 lei.

Articol de Roxana Neagu, preluat de pe Avocatnet.ro.