Opinia avocatului: principalele aspecte legale privind munca de oriunde

Tema work from anywhere este una dintre preocupările specialiștilor în resurse umane, iar în această lună, PortalHR propune o serie de materiale dedicate acestui aspect.

Work from anywhere (WFA) reprezintă o politică a unei companii care permite angajaților să lucreze de la distanță, în orice loc din lume, pentru o perioadă de timp specificată. Aceasta este o opțiune de lucru flexibilă care oferă angajaților mai mult control asupra propriei lor vieți profesionale și personale, care de cele mai multe ori are legătură cu bunăstarea angajatului.

Pentru a înțelege implicațiile din punct de vedere legal ale muncii de oriunde, PortalHR a discutat cu Andreea Suciu, Managing Partner  Suciu – Employment and Data Protection Lawyers, pentru o perspectivă mai clară asupra aspectelor legale pe care angajatorii ar trebui să le ia în considerare în acest context. 

După perioada pandemică, când majoritatea companiilor și-a îndemnat angajații să lucreze de acasă pentru a se conforma măsurilor de distanțare socială, varianta „munca de oriunde” a devenit parte a strategiei de retenție a multor companii. În acest context, angajatorii ar trebui să clarifice în prealabil ce implicații legale și fiscale suplimentare ar putea avea munca la distanță din străinătate pentru companie și telesalariat.

Formalități de imigrare în țara gazdă

Cetățenii români pot intra și rămâne pe teritoriul oricărui stat UE/ SEE/ Elveției în conformitate cu dreptul la liberă circulație și ședere acordat în conformitate cu dispozițiile europene. Dacă șederea angajaților se prelungește pentru o perioadă mai mare de 3 luni, vor trebui să își înregistreze reședința (pentru a obține un certificat de înregistrare) în țara gazdă.

Dacă un angajat dorește să lucreze într-o țară din afara UE/ SEE, restricțiile impuse de țara gazdă (de exemplu, obținerea unei vize, a unui permis de muncă și / sau a unui permis de ședere) vor trebui luate în considerare.

Condiții de muncă

Angajații care lucrează la distanță în străinătate, chiar și pentru perioade scurte de timp, pot fi supuși reglementărilor locale privind condițiile de muncă în țara gazdă (de exemplu, cu privire la orele maxime de lucru și perioadele minime de odihnă, durata minimă a concediului anual plătit, salariul minim etc.).

În ceea ce privește Directiva europeană privind detașarea lucrătorilor („Directiva”), aceasta nu a fost concepută pentru a acoperi situația telesalariaților care lucrează la distanță într-o altă țară UE/ SEE. Astfel, Directiva se aplică, de regulă, angajaților detașați temporar de către angajatorul lor din România într-o altă țară UE/ SEE (la o companie din grup sau la un client) în cadrul prestării de servicii transnaționale. Cu toate acestea, există țări UE/ SEE care prevăd în mod expres că Directiva, astfel cum a fost implementată în acel stat, se va aplica din prima zi oricărui angajat (inclusiv telesalariaților) care lucrează temporar în acea țară.  

Sănătate și securitate

Angajatorul are datoria de a proteja sănătatea și securitatea angajaților săi, indiferent de locul unde lucrează. Astfel, angajatorul trebuie să se asigure că respectă obligațiile specifice privind securitatea și sănătatea în muncă reglementate de Legea 81/2018 privind telemunca și de Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006 inclusiv pe perioada în care telesalariatul își desfășoară activitatea din altă țară

Securitatea datelor

Munca la distanță poate ridica, de asemenea, probleme de securitate a datelor. Dispozitivele mobile, rețelele wireless și chiar divulgarea accidentală a datelor în spațiile publice pot expune angajatorul unor vulnerabilități nedorite. Astfel, angajatorul trebuie să se asigure că are politici și instrucțiuni de securitate în vigoare pentru a preveni pierderea datelor. 

În plus, dacă rolul unui angajat implică prelucrarea datelor cu caracter personal, acest lucru ar putea da naștere la probleme de protecție a datelor, mai ales dacă angajatul intenționează să lucreze dintr-o țară din afara UE / SEE care nu este acoperită de Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și alte legi ale UE privind confidențialitatea datelor. 

Implicații fiscale și de securitate socială

În plus față de aspectele legale, angajatorul va trebui să ia în considerare și posibilele implicațiile fiscale (impozitul pe venit și riscul de sediu permanent) și de securitate socială.

Recomandare

Cu toate că aspectele juridice și fiscale nu pot fi înlăturate în totalitate, munca de oriunde poate fi transformată într-un instrument puternic de retenție, dacă este aplicată în mod corespunzător. Astfel, pentru a minimiza riscurile:

• alegeți țările UE în detrimentul țărilor terțe
• limitați șederea telesalariaților la perioade scurte care să nu atragă probleme fiscale
• redactați o politică clară care să stabilească drepturile și obligațiile telesalariaților dumneavoastră atunci când lucrează “de oriunde”

Viitorul lucrătorilor la distanță

Acest fenomen relativ nou al lucrătorilor la distanță a fost prezis cu peste 20 de ani în urmă de tehnologul japonez Tsugio Makimoto, care a scris că munca la distanță va forța națiunile „să concureze pentru cetățeni” și că nomadismul digital va determina „scăderea materialismului și a naționalismului ”.

Profeția sa se împlinește și ne așteptăm pe deplin să vedem mult mai multe națiuni deschizându-și granițele către acești „cetățeni ai lumii” care pot lucra de la distanță de la laptopurile lor în anii următori.