Cat dureaza un interviu?

Ioana ne-a intrebat:

Cat ar trebui sa dureze un interviu (in minute / ore) astfel incat sa fie eficient si sa scoata in evidenta informatiile relevante despre candidat, pentru postul la care a aplicat acesta din urma? Exista un time limit ideal sau ne putem „intinde la discutii” cu candidatul oricat dorim?

Noi ii raspundem:

Durata standard a unui interviu (asa cum este ea recomandata de majoritatea specialistilor) este de o ora. Din punctul acesta de vedere, ceea ce se incadreaza sub 30 de minute poate sa fie considerat superficialitate, in vreme ce ceea ce depaseste 90 de minute risca sa debordeze in ineficienta. La alt nivel, efectele asupra participantilor sunt fie o impresie de lipsa de interes (candidatul se simte „expediat” dupa 15 – 20 de minute), fie plictiseala sau chiar enervare (atat a evaluatorului care nu reuseste sa gestioneze o discutie mult prea lunga, cat si ale candidatului daca se afla fata in fata cu un evaluator emotiv si dezorganizat care nu are notiunea timpului).

De ce (aproximativ) o ora? Pentru ca astfel exista timp suficient pentru parcurgerea fireasca a etapelor necesare unui interviu care sa isi serveasca scopul: cel al unei evaluari profesioniste.

De la etapa de stabilire a relatiei, la cea de strangere de informatii, clarificare si raspundere la intrebarile candidatului, fiecare dintre aceste delimitari ale interviului are o logica in economia generala a interactiunii candidat – evaluator.

Etapa de construire a relatiei presupune (asa cum ii spune si numele) stabilirea unui raport intre cei doi participanti la discutie. Interviul nu este interogatoriu si el ar trebui sa debuteze cu o discutie relaxata care sa le permita atat candidatului cat si evaluatorului sa se pregateasca pentru ceea ce urmeaza. Subiectele abordate in acest interval de timp sunt neutre: de la discutia „britanica” despre vreme, la dificultatile gasirii adresei, la explicatii (daca este cazul) pentru intarzierea vreunuia dintre interlocutori etc. Ea ar trebui sa se incheie cu o scurta prezentare din partea evaluatorului a agendei interviului. Acesta ar trebui sa explice scopul intalnirii si modul in care se va desfasura discutia. Adesea, este recomandat ca durata de aproximativ 60 de minute sa fie mentionata de la inceput. Pentru evaluator aceasta mentiune poate fi salvatoare daca trebuie sa faca fata unui candidat vorbaret, in timp ce pentru candidat ea inseamna o stabilire clara a unor limite si o sugestie de gestionare eficienta a timpului pe care il are la dispozitie pentru a-si dovedi potrivirea cu postul pentru care se recruteaza. Ca timp, aceasta etapa ar trebui sa dureze aproximativ 5 minute.

Urmeaza etapa cea mai importanta a interviului, atat pentru evaluator cat si pentru candidat: cea de strangere de informatii. Un evaluator experimentat va reusi sa gestioneze fluxul si natura informatiilor pe care le solicita si le primeste in sensul aspectelor pe care le are de evaluat. Desi poate parea o discutie relaxata, un interviu eficient este unul structurat, bazat asadar pe elemente anterior stabilite ca fiind critice pentru profilul persoanei care ocupa postul vacant. Aceasta etapa a interviului in care sunt adunate principalele „dovezi” necesare in evaluare ocupa 80% din timp si dureaza intre 30 si 40 de minute.

Etapa de clarificare este din nou utila ambilor interlocutori. Evaluatorul poate reveni in acest moment asupra unor aspecte neclare sau pe care doreste sa le discute suplimentar, in vreme ce candidatul poate astfel intelege mai bine care sunt zonele critice avute in vedere in evaluare (sau aspectele asupra carora a atras atentia evaluatorului) si poate profita de aceasta ocazie pentru a se comunica inspirat. Durata in timp este de aproximativ 5-10 minute.

In ultimele 10 minute ale interviului, candidatului trebuie sa i se dea dreptul sa puna intrebari si sa primeasca raspunsuri, urmand ca discutia sa se incheie cu comunicarea de catre evaluator a etapelor ulterioare interviului si a unui termen limita la care candidatul se poate astepta sa primeasca un raspuns, indiferent de natura lui.

Este foarte probabil ca pentru pozitiile de intrare in companie, care nu necesita o anumita experienta, discutia cu un proaspat absolvent al carui CV nu se lasa interpretat excesiv sa fie de 30-40 de minute.

Cand interviul se deruleaza insa cu un profesionist cu ani buni de experienta in spate, durata interviului depinde foarte mult de abilitatea evaluatorului si capacitatea de sinteza a candidatului. Exista riscul ca discutia sa se prelungeasca mult peste pragul critic al celor 90 de minute pe care le mentionam la inceput, cu consecinte majore asupra capacitatii de concentrare a ambelor parti implicate si, implicit, cu un impact adesea negativ asupra procesului ulterior de evaluare.

„Intinderea la discutii” cu candidatul nu ni se pare niciodata o solutie eficienta pentru cresterea calitatii procesului de selectie. In functie de nivelul de complexitate al pozitiei pentru care se recruteaza, este firesc sa existe o serie de interviuri (de preferat in zile diferite) a caror durata cumulata sa depaseasca cele 60 de minute esentiale unei singure intalniri, dar experienta ne-a aratat ca dupa aproximativ 90 de minute de conversatie, relevanta si ca atare utilitatea informatiilor vehiculate incep sa scada vertiginos, direct proportional cu calitatea interactiunii.

Adesea, din pacate, o durata prea scurta sau prea lunga a interviului ascunde fie un viciu de procedura, fie o lipsa flagranta de experienta a evaluatorului.