Interviul trece, notițele rămân

Ioana ne-a intrebat:

Cand si cum ar trebui sa ia notite recrutorul in cadrul interviului? Cum sa faca acest lucru intr-un stil cat mai profesionist si in asa fel incat sa nu piarda contactul cu candidatul si ce anume ar trebui sa noteze, cum ar trebui sa isi selecteze informatia de notat?

Noi ii raspundem:

Pentru un evaluator intr-un proces de recrutare, interviul este unul dintre cele mai critice momente. De masura in care stapaneste tehnica intrebarilor si controleaza discutia depinde covarsitor calitatea deciziei de a selecta sau nu candidatul pentru etapa urmatoare. Fie ca are pregatit un ghid de interviu, sau chiar daca este deja suficient de familiarizat cu aspectele pe care vrea se le evalueze si maniera in care o va face, este putin probabil sa reuseasca sa retina toate informatiile importante transmise in timpul comunicarii cu candidatul.

O evaluare corecta incepe DUPA finalizarea interviului. Pana atunci, timpul petrecut in discutie trebuie folosit in scopul sondarii si adunarii de suficiente dovezi pentru a sustine abia mai apoi existenta sau absenta unei competente, manifestarea pozitiva sau negativa a unor valori/ atitudini etc.

Daca evaluatorul isi permite sa judece informatiile pe care le primeste in timpul interviului, exista riscul foarte mare de a derula restul discutiei prin prisma unor impresii de moment. Candidatul care a facut o impresie proasta prin prezenta/ atitudine/ informatii transmise la inceputul discutiei are putine sanse sa isi mai „curete” imaginea. In mod similar, o impresie buna de la inceput poate sa slabeasca atentia (si chiar vigilenta evaluatorului) necesara pentru a observa anumite lipsuri in experienta, atitudini nepotrivite sau motivatii insuficient argumentate.

Evaluatorul trebuie sa ia notite dar in asa fel incat aceasta activitate sa nu afecteze calitatea interactiunii cu candidatul, sa permita contactul vizual intr-un procent majoritar de timp si o spontaneitate ghidata, ne place noua sa o numim (evaluatorul propunandu-si sa urmareasca ghidul de interviu, dar sa fie cu atat mai atent la indicii si stimuli care apar in discursul candidatului si care trebuie clarificati prin intrebari suplimentare).

Iata cateva din sugestiile noastre pentru imbunatatirea calitatii procesului de luare a notitelor dar si a notitelor efectiv:

1. Asigurati-va inca de la inceputul discutiei ca persoana cu care purtati conversatia intelege motivele pentru care luati notite. Daca faceti acest lucru fara a explica si a cere permisiunea, exista riscul ca tensiunea interviului sa creasca. Undeva in fundalul discutiei, candidatul s-ar putea sa se ingrijoreze la gandul ca ceea ce spune este „notat” si ca afirmatiile sale pot fi folosite intr-un mod care ar putea sa ii dauneze.

Am vazut de-a lungul timpului o varietate de reactii la notitele evaluatorului dar poate cea mai revelatoare si amuzanta in acelasi timp (pentru evaluator) a fost situatia in care un candidat si-a schimbat tonalitatea discursului si l-a rugat pe evaluator sa nu „consemneze” ceea ce urmeaza sa ii spuna in continuare pentru ca nu sunt afirmatii „oficiale”.

2. Pregatiti-va din vreme instrumentele necesare pentru aceasta activitate. Este neplacut si neprofesionist sa va intrerupeti in timpul discutiei pentru ca v-ati dat seama ca nu ati notat nimic sau pentru ca nu mai aveti suficienta hartie sau mina la creion.

3. Nu notati TOT ce se discuta. Pe masura ce evaluatorul castiga experienta, notitele din interviu se scurteaza si asta nu neaparat pentru ca memoria i se imbunatateste, ci pentru ca reuseste sa isi puna la punct un sistem personal de luare a notitelor care contine prescurtari sau simboluri grafice ce ii usureaza semnificativ munca.

4. Pentru a decide ce sa notati si ce nu, aveti in vedere principiul necesarului si suficientului. Ce rost are sa notati informatii pe care le aveti deja la dispozitie in CV sau in scrisoarea de intentie? Cat de utila este transcrierea unor fraze intregi in comparatie cu redarea compacta a mesajului prin cateva fragmente/citate din discursul candidatului?

5. Exersati-va atentia pentru a surprinde cuvinte sau exprimari mai deosebite (de exemplu, o folosire in exces a pluralului NOI sau, din contra, a singularului atoatecunoscutor: EU, ticuri verbale, afirmatii contradictorii etc) care pot sa comunice ceva despre aspectele pe care urmariti sa le evaluati.

6. Ganditi-va la valoarea pauzelor din discursul candidatului si faceti o notita in acest sens. Sunt pauze de substrat sau pauze de gandire?

7. Luati in calcul aspecte ale limbajului non-verbal si paraverbal. Notati gesturi, pozitii, intelesuri „printre randuri” pe care vi le propuneti sa le luati apoi in calcul in procesul de evaluare. Folositi cuvinte putine pentru a nota aceste aspecte, nu va incarcati inutil foaia de observatii .

8. Daca vi se pare util, impartiti foaia de observatii din timpul interviului in 2 coloane. Intr-una puteti nota fragmente/citate din discursul candidatului, in cealalta, oarecum in paralel, notati acele aspecte de care discutam la punctul anterior (non-verbal si paraverbal).

9. O alta modalitate utila de impartire a foii de observatie este in cadrane. Fiecare cadran poate fi ocupat de unul din indicatorii pe care doriti sa ii evaluati (competenta, valoare, motivatie), scopul fiind ca la finalul interviului sa fi adunat suficient de multe dovezi in fiecare cadran pentru a face o evaluare pertinenta.

10. Exersati scrisul fara contact vizual cu hartia. Interviul este cu candidatul, nu cu foaia pe care o aveti in fata. Pierderea contactului vizual poate sa duca la ratarea unor informatii utile care in sine sunt mai importante de multe ori decat cuvintele: cele oferite de limbajul corpului.

O tehnica a notitelor se perfectioneaza in timp si, adesea, fiecare evaluator isi gaseste solutiile care i se potrivesc cel mai bine.

Una din modalitatile cele mai eficiente de evaluare a calitatii notitelor luate in timpul interviului este pertinenta argumentelor pe care le folositi pentru a respinge sau a accepta un candidat in etapa urmatoare. E doar o impresie sau a spus/ facut ceva (de mai multe ori) in interviu care va sustine decizia?