Fisa postului

Analiza postului genereaza o fisa a postului utila in multe dintre procesele specifice activitatii de resurse umane, de la recrutare la evaluare, training si dezvoltare etc.

Fisa postului trebuie sa redea eficient natura si esenta jobului, responsabilitatile si sarcinile implicate, precum si calificarile necesare ocuparii postului respectiv, cerinte specifice obligatorii si, pe cat posibil, competentele care asigura baza succesului in jobul respectiv.

Iata cateva din sectiunile care se regasesc in majoritatea fiselor de post:

1. Titulatura pozitiei (multe companii prefera sa listeze chiar mai multe titulaturi alternative)
2. Numar sau cod de referinta (avand in vedere un sistem intern de administrare sau un sistem de clasificare a joburilor/ sisteme de gradare)
3. Pozitionarea in cadrul organizatiei (departamentul, relatiile de subordonare, coordonare, comunicare/ interactiune in interior/ exterior).
4. Cine il inlocuieste/ pe cine inlocuieste
5. Schema organizationala care detaliaza cu atat mai clar situarea jobului in ansamblul celorlalte functionalitati.
6. Tipul pozitiei (full-time, part-time, contractual, perioada nedeterminata etc.)
7. Scopul pozitiei (o afirmatie care sa redea pe scurt motivul pentru care pozitia respectiva exista in organizatie)
8. Sarcini si responsabilitati (acestea pot fi listate insotite de o indicatie a procentajului de timp petrecut efectuand acea activitate. Alternativ, se poate mentiona la fiecare in parte daca este vorba de activitate zilnica, saptamanala, lunara, anuala etc.)
9. Limite de autoritate (exista responsabilitati legate de bugete/ managementul unor echipe permanente sau temporare etc? Si care sunt limitele decizionale in ceea ce priveste aceste activitati)
10. Calificari (educatie, experienta etc.)
11. Competente generice si specifice
12. Abilitati si cunostinte specifice (calculator, limbi straine etc.)
13. Conditii de munca specifice (o informatie utila mai ales in cazul posturilor care implica munca fizica)
14. Echipamente necesare (informatie valabila pentru aceeasi categorie de joburi ca mai sus).
15. Locatie
16. Procentaj de timp petrecut in birou/ pe teren etc.

Reguli generale de redactare:

1. Adaptare la specificul organizatiei (orice Fisa de posta standard, indiferent de pozitie, trebuie evaluata si modificata avand in vedere specificul pozitiei respective in organizatie. Chiar daca titulaturile sunt identice, responsabilitatile, ponderea lor sau alte aspecte cheie pot diferi considerabil de la o organizatie la alta)
2. Pe cat posibil trebuie evitate expresiile de jargon sau prescurtarile (textul fisei de post trebuie sa fie accesibil si unei persoane din afara organizatiei).
3. Responsabilitatile trebuie listate astfel incat sa se aiba in vedere nu numai activitatea in sine dar si rezultatul asteptat (o astfel de abordare va usura considerabil procesele ulterioare de evaluare a jobului si/ sau performantei deschizand calea catre indicatorii de performanta).
4. Continutul responsabilitatilor trebuie sa fie specific pentru pozitia descrisa. Utilizarea acelorasi responsabilitati pentru pozitii diferite poate cauza confuzii si redundanta.
5. Limbajul trebuie sa fie clar, corect si concis.