Stabilirea obiectivelor

Folosirea obiectivelor definite conform formulei SMART este in mod traditional considerata una dintre cele mai utile metode de dezvoltare a standardelor si monitorizare a performantei. Dincolo de suportul teoretic insa, orice utilizare a acestui sistem trebuie sa aiba in vedere cateva aspecte de bun simt pe care insista de multe ori criticii acestor metode: de la utilitatea practica a acestor obiective (in anumite contexte de business), la abilitatea concreta a managerilor de a le utiliza in evaluare, la nivelul de interpretare pe care il suporta si pericolul rigiditatii atunci cand mai importanta este adaptarea la schimbari rapide in interiorul si exteriorul organizatiei. Indiferent de natura comentariilor, toti criticii sunt insa de acord ca renuntarea la ideea de obiectiv ca atare nu este nici pe departe solutia problemei.

Iata cateva din ideile esentiale care stau la baza teoriei obiectivelor SMART. In virtutea acestei filozofii, pentru a-si servi scopul de masura a evaluarii orice obiectiv SMART trebuie sa fie definit avand in vedere urmatoarele aspecte:

1. Gradul de SPECIFICITATE
   
2. Posibilitatea de a fi MASURAT
   
3. Posibilitatea de a fi ATINS
   
4. Gradul de REALISM
   
5. Intervalul de TIMP in care trebuie realizat
   

1. Gradul de specificitate

Aceasta cerinta atrage atentia asupra faptului ca obiectivul trebuie sa descrie o actiune ce poate fi observata, un comportament sau o realizare care poate sa fie descrisa in termeni concreti. Ce trebuie sa faca persoana? Care trebuie sa fie rezultatul concret pentru a putea spune ca persoana care ocupa postul respectiv este performanta? Specificul este pe de o parte legat de natura postului si de masura in care obiectivul are relevanta pentru postul respectiv, dar in egala masura vorbeste si despre gradul de concretete al obiectivului, indicand in mod exact care trebuie sa fie rezultatul.

2. Posibilitatea de a fi masurat

Acest aspect subliniaza faptul ca atunci cand se doreste definirea unui obiectiv, trebuie sa se aiba in vedere existenta unei modalitati de verificare a realizarii obiectivului respectiv. Cum vom sti ca persoana care ocupa postul respectiv si-a atins obiectivul? Cum masuram atingerea acestui obiectiv? Raspunsul la aceste intrebari trebuie sa impuna includerea in definitia obiectivului a unei indicatii referitoare la aspectele sale masurabile. De retinut: cel mai usor masurabile sunt aspectele cantitative (cifre, volume de vanzari, numar de clienti etc.)

3. Posibilitatea de a fi atins

Aceasta cerinta se refera la necesitatea ca obiectivul sa poata fi realizat in conditiile existente. Cele mai bune obiective sunt cele care necesita o iesire din zona de “comfort” fara insa sa fie absurde. Daca sunt fie prea ambitioase, fie prea marunte, tendinta fireasca va duce la ignorarea lor (ca metoda de auto-conservare). Posibilitatea atingerii obiectivului trebuie stabilita avand in vedere o multitudine de conditii externe si interne, de la contextul de business, actiuni ale competitiei, resurse disponibile etc si trebuie validat in permanenta pentru a i se asigura pertinenta si utilitatea.

4. Gradul de realism

Realismul se refera in acest caz definirea obiectivului avand in vedere nivelul de resurse realist disponibile pentru atingerea sa. Prin resurse se intelege atat bani, cat si abilitati, echipamente etc.

5. Intervalul de timp

O poveste veche spune ca o maimuta, daca este lasata un timp suficient de lung in fata unei masini de scris, va ajunge la un moment dat sa scrie operele lui Shakespeare. Sigur, este doar o poveste. Ideea insa ramane valabila. Este foarte posibil ca la un moment dat (oarecare) orice obiectiv sa ajunga sa fie atins. Dupa cum este la fel de posibil ca momentul acela sa fie atat de indepartat in timp incat sa nu mai aiba relevanta atingerea obiectivului. De aici necesitatea de a defini clar perioada de timp in care se doreste atingerea obiectivului. Momentul acesta temporal ajuta o data in plus la masurarea performantei si stabilirea succesului in mod lipsit de echivoc. Si acest interval de timp trebuie sa fie supus probei realismului. Un interval de timp scurt poate creste considerabil gradul de dificultate al unui obiectiv altfel relativ usor de atins.