Referințele – cum și când le verificăm

Am primit în ultima vreme mai multe întrebări despre modalitatea cea mai bună de luare a referințelor în timpul proceselor de recrutare. Părerile despre validitatea acestui tip de informații variază foarte mult. Unii le consideră absolut inutile pentru că e de așteptat ca un candidat să ne ofere datele de contact ale celor care vor vorbi frumos despre el, alții sunt de părere că orice discuție despre performanțele anterioare ale unei persoane pe care urmează să o angajeze are potențialul să le ofere informații utile și poate chiar critice în decizia de angajare.

Din experiența noastră în recrutare, referințele sunt utile în măsura în care discuția cu cei care le oferă iese din tiparul întrebărilor și răspunsurilor standard. În plus, recomandăm ca procesul de luare a referințelor să respecte anumite reguli, și anume:

1. El trebuie derulat doar aproape de finalizarea recrutării, în momentul în care candidații de pe lista scurtă au fost intervievați și sunt luate în calcul și puse în balanță toate informațiile disponibile pentru luarea deciziei de angajare.

2. Practica luării referințelor fără acordul în prealabil al candidatului (și solicitarea a 3 nume de persoane care pot fi contactate în acest sens) este nerecomandată. Ea poate da naștere la situații neplăcute cu conotații eronate pentru decizia de angajare.

3. Este puțin probabil ca un candidat să permită luarea referințelor de la angajatorul actual (doar în masura în care “intenția de desparțire” este oficială și sub auspicii pozitive).

4. Marea provocare a procesului de luare a referințelor de la persoanele indicate de candidat este riscul primirii răspunsurilor de fațada, încă un motiv pentru care activitatea de verificare a referințelor riscă să devină de foarte multe ori inutilă, după cum explicam și în acest articol.

5. Sunt de evitat întrebările standard din procesele de verificare a referințelor, precum cele de genul: “Este X un bun membru în echipă?”, “Este X un profesionist pe care ne putem baza?” etc. Recomandarea noastră pentru cei care nu vor să își piardă vremea primind doar confirmări la telefon este să renunțe complet la acest gen de formulari.

6. Pentru a valoriza aceasta discutie, am propune o abordare structurată și susținută de o tehnică a întrebărilor oarecum asemănătoare cu cea din interviu. Odată parcursa etapa de stabilire a tipului de relație dintre cel care oferă referințe si candidat (detalii precum perioada în care au colaborat, pozițiile pe care se aflau, frecvența cu care au lucrat împreună pe proiecte specifice, frecvența interacțiunilor etc), al cărei scop este, printre altele, și stabilirea gradului de relevanță a informațiilor primite, discuția ar trebui să semene cu investigația în filtre succesive din interviu.

7. Subiectele de discuție trebuie abordate în funcție de informațiile oferite anterior de candidat. Dacă acesta a menționat un proiect mai deosebit din perioada în care a colaborat cu cel care oferă referințe, este de discutat punctul de vedere al acestuia din urmă. Întrebările trebuie să fie deschise, invitând la comentarii mai ample și nu la simple confirmari sau infirmari. De exemplu, ar putea suna așa: “Domnul X mi-a menționat proiectul Y la care a lucrat în perioada cât a ocupat poziția Y la compania Z (unde înțeleg că ați fost colegi). Cum s-a derulat proiectul respectiv? Care a fost rolul domnului X? Cum s-a achitat de responsabilitățile sale? Ce ar fi putut face mai bine din punctul dumneavoastră de vedere?” etc.”

Deși e puțin probabil ca în timpul procesului de verificare a referințelor să iasă la iveală probleme serioase de performanță, un evaluator experimentat va putea să traga singur concluziile de care este nevoie prin punerea în paralel a “imaginilor” proiectate pe de o parte de candidat și, pe de alta, de persoanele care oferă informații despre acesta.